Prescripción a finales de año: asegura ahora las deudas pendientes
En la lista de partidas pendientes de muchas empresas figuran facturas que llevan tiempo a la espera de ser pagadas. El cliente ha alegado defectos, ha solicitado un aplazamiento o, sencillamente, no ha respondido. Mientras nadie haga nada, el plazo de prescripción sigue corriendo en segundo plano. El 31 de diciembre de 2026 a las 24:00 horas expirará el plazo de prescripción para la mayoría de las deudas contraídas en el año 2023.
Muchos empresarios dan por sentado que un recordatorio de pago suspende el plazo de prescripción. Eso es un error. A continuación, explicamos cuándo prescriben las deudas, qué medidas detienen realmente la prescripción y qué implicaciones tiene esto para el IVA y las cuentas anuales.
Cuándo prescribe una deuda
La mayoría de los derechos de cobro de las empresas están sujetos al plazo de prescripción habitual de tres años (art. 195 del Código Civil alemán, BGB). Entre ellos se incluyen el precio de compra, la remuneración por obra, los honorarios y los alquileres. Por regla general, el plazo no comienza a contar a partir de la fecha de la factura, sino a partir del final del año en el que surgió el derecho y en el que el acreedor tenía conocimiento del deudor y de las circunstancias que fundamentaban dicho derecho, o debería haberlo tenido si no hubiera sido por negligencia grave (art. 199, apartado 1, del Código Civil alemán).
Un ejemplo: una factura correspondiente a una entrega realizada en marzo de 2023 vencía en abril de 2023. El plazo de prescripción comienza el 31 de diciembre de 2023 y finaliza tres años después, al término del 31 de diciembre de 2026. Para una factura cuyo vencimiento se produjo en diciembre de 2023, se aplica la misma fecha límite. Por lo tanto, todas las deudas de un mismo año prescriben al mismo tiempo.
Si, excepcionalmente y sin que medie negligencia grave, el acreedor no tiene conocimiento de su derecho, el plazo de prescripción se aplaza. No obstante, independientemente de dicho conocimiento, los derechos prescriben a más tardar a los diez años de su nacimiento (art. 199, apartado 4, del Código Civil alemán), y ello con precisión de un día.
Excepciones que los empresarios deben conocer
- Créditos titulados: Las reclamaciones derivadas de una sentencia firme, un título ejecutivo o un acuerdo ejecutable prescriben al cabo de 30 años (art. 197 del Código Civil alemán, BGB). No obstante, los intereses que se devenguen en el futuro estarán sujetos al plazo de tres años.
- Reclamaciones por defectos: Las reclamaciones por garantía en los contratos de compraventa y de obra prescriben, por regla general, a los dos años; en el caso de las obras de construcción, a los cinco años. El plazo comienza a contar, día por día, a partir de la entrega o la recepción (artículos 438 y 634a del Código Civil alemán, BGB), y no al final del año. En cambio, para los trabajos que no consistan en la fabricación, el mantenimiento o la modificación de un bien —como, por ejemplo, los servicios de asesoramiento o peritaje puros—, se aplica el plazo ordinario. Esto afecta sobre todo a las contrademandas del cliente, con las que puede compensar sus derechos.
- Remuneración por trabajo realizado: Prescribe a los tres años a partir del final del año en el que se hizo exigible. En el caso de los contratos de obra, la exigibilidad se produce, por regla general, en el momento de la recepción (art. 641 del Código Civil alemán, BGB). En el caso de los contratos de obra según el Código Civil alemán (BGB), se requiere además una factura final verificable (art. 650g, apartado 4, del BGB). Quien emita la factura final un año después de la recepción, aplaza con ello también el inicio del plazo de prescripción.
Un recordatorio no interrumpe el plazo de prescripción
Un recordatorio de pago o un requerimiento, incluso si se envía por correo certificado, no influye en el plazo de prescripción. Solo tiene como consecuencia que el deudor incurra en mora (art. 286 del Código Civil alemán, BGB). En las relaciones comerciales entre empresas, la mora se produce, en cualquier caso, a más tardar 30 días después del vencimiento y la recepción de la factura.
No obstante, el retraso tiene un valor. Frente a otras empresas, los acreedores pueden exigir intereses de demora por las deudas de remuneración de nueve puntos porcentuales por encima del tipo de interés de referencia (art. 288, apartado 2, del Código Civil alemán), y frente a los consumidores, de cinco puntos porcentuales. Desde el 1 de julio de 2026, el tipo de interés básico es del 1,52 %, por lo que el interés de demora en las transacciones entre empresas (B2B) es del 10,52 %. A ello hay que añadir una cantidad fija de 40 euros por cada crédito, que se deducirá de los gastos posteriores de la acción judicial (art. 288, apdo. 5, del Código Civil alemán). Todo ello no altera el plazo de prescripción. Al contrario: junto con la deuda principal, también prescriben los intereses, incluso si se han devengado posteriormente (art. 217 del Código Civil alemán).
Lo que realmente interrumpe el plazo de prescripción
La ley distingue entre dos efectos. El Inhibición El plazo sigue vigente. El período de suspensión no se tiene en cuenta; una vez finalizado, el plazo continúa. El Un nuevo comienzo establece el plazo en cero, por lo que los tres años vuelven a empezar desde el principio, exactamente al día siguiente, y no al final del año.
La orden de pago
El requerimiento judicial de pago es el medio más habitual para garantizar el cobro de una deuda antes de que termine el año. Su notificación interrumpe el plazo de prescripción (art. 204, apartado 1, n.º 3, del Código Civil alemán). Para los solicitantes con sede en Schleswig-Holstein, el Juzgado de Primera Instancia de Schleswig es el tribunal competente en materia de reclamaciones. Las empresas pueden cumplimentar la solicitud por sí mismas a través del portal online-mahnantrag.de. Sin embargo, si no se dispone de la función de identificación en línea o de una firma electrónica cualificada, la solicitud solo se generará allí como un formulario con código de barras, que deberá imprimirse, firmarse y enviarse por correo postal al tribunal de reclamaciones. A efectos del plazo, lo que cuenta es la recepción del documento en papel por parte del Juzgado de Primera Instancia, y no el hecho de haberlo cumplimentado en pantalla. Los abogados presentan las solicitudes de requerimiento de pago por vía electrónica.
Lo decisivo es el momento: la suspensión surte efecto desde el momento en que el tribunal recibe la solicitud, si posteriormente el auto de requerimiento se notifica „en breve“ (art. 167 del Código de Procedimiento Civil). Por lo tanto, una solicitud que se reciba en el tribunal antes de la medianoche del 31 de diciembre aún puede salvar la deuda. Pero nadie debería confiar en ello. En la práctica, hay tres errores que suelen hacer que se pierda la deuda:
- La reclamación no está debidamente identificada. La solicitud debe indicar claramente a qué deuda se refiere, por ejemplo, mediante el número y la fecha de la factura. La mera suma total de varias facturas no es suficiente y no interrumpe el plazo de prescripción.
- Las consultas del tribunal quedan sin respuesta. Si el tribunal de reclamaciones rechaza la solicitud, la respuesta debe presentarse sin demora. La jurisprudencia establece en este caso un plazo de un mes.
- Tras presentar el recurso, no ocurre nada. Si el deudor presenta una oposición, el asunto no se remitirá al tribunal competente en materia contenciosa hasta que el acreedor lo solicite y abone las tasas judiciales correspondientes (art. 12, apartado 3, de la Ley de Tasas Judiciales). Si el acreedor no prosigue con el procedimiento, la suspensión finaliza seis meses después del último acto procesal (art. 204, apartado 2, del BGB). A partir de entonces, el plazo continúa corriendo.
La demanda
Una demanda también interrumpe el plazo de prescripción (art. 204, apartado 1, n.º 1, del Código Civil alemán, BGB). Resulta conveniente cuando el deudor ya ha impugnado la deuda y, de todos modos, cabe esperar que presente un recurso contra un auto de requerimiento de pago. Desde el 1 de enero de 2026, los juzgados de primera instancia son competentes para litigios cuyo importe no supere los 10 000 euros; anteriormente, el límite era de 5 000 euros. En estos procedimientos no es obligatorio contar con un abogado.
Negociaciones
Si el acreedor y el deudor negocian sobre la deuda, la prescripción queda suspendida hasta que una de las partes se niegue a continuar las negociaciones. A partir de ese momento, la prescripción se produce, como muy pronto, tres meses después (art. 203 del Código Civil alemán, BGB). La jurisprudencia interpreta el concepto de «negociaciones» de forma amplia: basta con cualquier intercambio sobre la deuda en el que el deudor no se niegue de inmediato. El problema está al final. Si las conversaciones se estancan, la suspensión finaliza en el momento en que cabría esperar el siguiente paso. En caso de litigio, el acreedor debe demostrar el inicio y la duración de las negociaciones. Por lo tanto, las negociaciones solo sirven de forma limitada como medida de garantía para el cambio de año.
Reconocimiento y pago a cuenta
Si el deudor reconoce la deuda, el plazo de prescripción comienza de nuevo (art. 212, apartado 1, n.º 1, del Código Civil alemán). El reconocimiento puede ser explícito, por ejemplo, en una confirmación firmada del saldo o en un acuerdo de pago a plazos. Sin embargo, también se produce mediante un pago a cuenta, un pago de intereses o la constitución de una garantía. Quien acuerde un pago a plazos con un cliente dispuesto a pagar debería dejar constancia expresa en el acuerdo de que se reconoce la deuda total.
Hay dos aspectos que a menudo se pasan por alto. El reconocimiento debe realizarse antes de que expire el plazo de prescripción; una deuda ya prescrita no se reanuda por este motivo. Además, el nuevo plazo se cuenta día a día: si el cliente firma una confirmación de saldo el 15 de noviembre de 2026, la deuda prescribirá al finalizar el 15 de noviembre de 2029.
La renuncia a la prescripción
El acreedor y el deudor pueden acordar que el plazo de prescripción comience a correr más tarde (art. 202 del Código Civil alemán). Asimismo, el deudor puede declarar que renuncia a la excepción de prescripción durante un plazo determinado. Esto puede plantearse cuando se prevé un acuerdo amistoso y ninguna de las partes desea incurrir en costas judiciales en este momento. La renuncia debe declararse por escrito y contener una fecha de finalización concreta.
Lo que se aplicará a partir del 31 de diciembre
Una deuda prescrita no se extingue. Sin embargo, el deudor puede negarse a pagar (art. 214 del Código Civil alemán). No obstante, debe alegarlo él mismo, ya que el tribunal no examina la prescripción de oficio. Si el deudor paga a pesar de la prescripción, no podrá reclamar la devolución del dinero.
Queda una excepción: en el caso de una deuda prescrita, el acreedor aún puede realizar una compensación si las deudas se contraponían en un momento en el que la suya aún no había prescrito (art. 215 del Código Civil alemán). Esto es relevante en las relaciones comerciales continuadas con facturas recíprocas.
Consecuencias fiscales de las deudas pendientes y prescritas
Una factura impagada no es solo un problema de liquidez. También puede suponer un gasto fiscal si nadie reacciona a tiempo.
Impuesto sobre el valor añadido: pagado, pero nunca recibido
Las empresas que tributan por sus ventas en función de los importes acordados (tributación prevista) ya han ingresado el IVA correspondiente a una factura a la Agencia Tributaria, aunque el cliente nunca haya pagado. Si la contraprestación resulta incobrable, debe rectificarse el IVA (art. 17, apdo. 2, n.º 1, de la Ley del IVA). En ese caso, se deduce del IVA correspondiente al período de declaración anticipada en el que se produce la incobrabilidad.
Que una deuda sea incobrable no significa que el deudor tenga que estar en situación de insolvencia. Basta con que la deuda no sea exigible en un futuro previsible, por ejemplo, porque el cliente la impugna de forma fundamentada y se niega a pagarla. Por el contrario, un mero retraso en el pago no es suficiente, ni tampoco lo es un pago a plazos acordado. A más tardar cuando el deudor invoque la prescripción, la deuda suele considerarse incobrable.
Lo importante es el momento. La rectificación debe realizarse para el período en el que se produce la imposibilidad de cobro. No existe la posibilidad de elegir. Quien quiera realizar la rectificación años más tarde puede perder ese derecho si, desde el punto de vista procesal, ya no es posible modificar el año de referencia. Si el cliente acaba pagando más tarde, habrá que volver a liquidar el IVA.
En el régimen de tributación en el momento del cobro (art. 20 de la Ley del IVA), este problema no se plantea. El IVA no se devenga hasta que se efectúa el pago.
Balance y cuenta de resultados
Las empresas que elaboran balances deben realizar una amortización de los créditos dudosos en las cuentas anuales. Según el Derecho mercantil, se aplica a los créditos el estricto principio del valor más bajo; los créditos incobrables deben amortizarse en su totalidad. Se amortiza el importe neto, y el impuesto sobre el valor añadido se ajusta mediante la rectificación prevista en el artículo 17 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG). A efectos fiscales, es posible realizar una amortización parcial si se prevé que la pérdida de valor sea permanente (artículo 6, apartado 1, número 2, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, EStG). Por lo tanto, la exigibilidad del crédito y la inminencia de la prescripción deben tenerse en cuenta en la preparación de las cuentas anuales.
Quien calcule sus beneficios mediante el método de ingresos menos gastos nunca ha declarado fiscalmente como ingreso el pago no percibido. Por lo tanto, dicho impago no afecta a los beneficios. Los gastos judiciales y de abogados derivados del cobro de créditos comerciales se consideran gastos de explotación en ambos casos.
Lista de tareas para las próximas semanas
- Ordenar las partidas pendientes por año de origen. Todas las deudas con vencimiento en 2023 deben figurar en una lista aparte.
- Comprobar los casos especiales. En el caso de los servicios remunerados, lo determinante es la aceptación y la factura final. Las deudas ejecutadas están garantizadas, pero los intereses devengados a partir de la ejecución prescriben a los tres años, al final del año.
- Dirigirse a los clientes dispuestos a pagar. Una confirmación firmada del saldo o un acuerdo de pago a plazos con reconocimiento de la deuda reinicia el plazo.
- No dejes para el último día las notificaciones de reclamación. Las solicitudes deben presentarse antes de principios de diciembre, para que haya tiempo suficiente para que el tribunal resuelva las dudas que puedan surgir. Las solicitudes con código de barras enviadas por correo requieren un plazo de entrega adicional.
- Tener los documentos a mano. La factura, el albarán de entrega o el acta de recepción, junto con la correspondencia mantenida hasta el momento, constituyen la base para cualquier paso posterior.
- Ajustar los aspectos fiscales. En el caso de las deudas que ya no se puedan cobrar, la rectificación del IVA y la amortización deben realizarse en el año correspondiente.
Asuntos jurídicos y fiscales, todo en un solo lugar
Que una deuda pueda recuperarse o no es una cuestión jurídica. El coste de su impago es una cuestión fiscal. En muchas empresas, ambas cuestiones se tratan por separado, y la rectificación del IVA no se lleva a cabo hasta años después, o ni siquiera se realiza.
Ina Reese es abogada, especialista en Derecho fiscal y asesora fiscal. En el marco de nuestro Gestión de cobros Comprobamos qué deudas prescriben a final de año, solicitamos órdenes de pago y llevamos adelante el procedimiento hasta la ejecución. En el caso de las deudas que ya no se pueden cobrar, lo aclaramos en el marco de nuestro Asesoramiento fiscal Rectificación del IVA y amortización. Las cuestiones generales relativas a los contratos y los derechos de pago se tratan en el Derecho civil general.
Preguntas frecuentes sobre la prescripción
¿Basta con un recordatorio enviado por correo certificado para interrumpir la prescripción?
No. Un recordatorio de pago pone al deudor en mora, pero no interrumpe la prescripción. Para ello se necesita un auto de ejecución, una demanda, negociaciones demostrables, un reconocimiento por parte del deudor o un acuerdo sobre la prescripción.
¿Puedo solicitar la orden de pago antes del 31 de diciembre?
En principio, sí. Si la solicitud se recibe en el juzgado de reclamaciones antes de las 24:00 horas y la notificación de la orden de pago se entrega a continuación con celeridad, la suspensión tiene efecto retroactivo desde el momento de la recepción. Una solicitud con código de barras enviada por correo debe haber llegado al Juzgado de Primera Instancia de Schleswig antes de esa hora. Si la solicitud contiene errores o la deuda no está claramente especificada, no habrá tiempo para corregirla. Recomendamos presentar las solicitudes antes de principios de diciembre.
¿Cuánto cuesta una orden de pago?
La tasa judicial se calcula en función del importe de la deuda. Ascende a la mitad de la tasa establecida en la Ley de Costas Judiciales, con un mínimo de 38 euros. Los gastos del procedimiento monitorio se incluyen en el auto de requerimiento de pago y corren a cargo del deudor si la deuda es legítima.
¿Tengo que pagar el IVA de una factura que nunca se ha abonado?
En el régimen de tributación sobre la base devengada, el impuesto sobre el valor añadido se devenga en el momento de la prestación del servicio y debe pagarse inicialmente. Si la deuda resulta incobrable, el impuesto sobre el valor añadido puede y debe rectificarse. En el régimen de tributación sobre la base real, el impuesto no se devenga hasta el momento del pago.
En resumen
- Las deudas contraídas en 2023 prescriben, por regla general, al finalizar el 31 de diciembre de 2026.
- Un recordatorio da lugar al incumplimiento y a los intereses de demora, pero no interrumpe el plazo de prescripción.
- La notificación de requerimiento de pago y la demanda interrumpen el plazo de prescripción; el reconocimiento de la deuda o el pago de una cuota hacen que el plazo comience de nuevo.
- La solicitud de requerimiento de pago debe especificar con exactitud la deuda y no debería presentarse el último día.
- Las deudas incobrables dan lugar a una rectificación del impuesto sobre el valor añadido, que debe realizarse en el año correspondiente.
- En las cuentas anuales hay que realizar una corrección de valor de las cuentas por cobrar dudosas.
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Fuentes
- Artículo 195 del Código Civil alemán (BGB): Plazo de prescripción ordinario
- Artículo 197 del Código Civil alemán (BGB): Plazo de prescripción de treinta años
- Artículo 199 del Código Civil alemán (BGB): Inicio del plazo de prescripción ordinario
- Artículo 202 del Código Civil alemán (BGB): Inadmisibilidad de los acuerdos sobre la prescripción
- Artículo 203 del Código Civil alemán (BGB): Suspensión del plazo de prescripción durante las negociaciones
- Artículo 204 del Código Civil alemán (BGB): Suspensión del plazo de prescripción mediante la interposición de acciones legales
- Artículo 212 del Código Civil alemán (BGB): Reinicio del plazo de prescripción
- Artículo 214 del Código Civil alemán (BGB): Efectos de la prescripción
- Artículo 215 del Código Civil alemán (BGB): Compensación y derecho de retención tras la prescripción
- Artículo 286 del Código Civil alemán (BGB): Incumplimiento del deudor
- Artículo 217 del Código Civil alemán (BGB): Prescripción de las prestaciones accesorias
- Artículo 288 del Código Civil alemán (BGB): Intereses de demora y otros daños y perjuicios derivados de la demora
- Artículo 634a del Código Civil alemán (BGB): Prescripción de las reclamaciones por defectos
- Artículo 650g del Código Civil alemán (BGB): Determinación del estado en caso de denegación de la aceptación; factura final
- Artículo 167 del Código de Procedimiento Civil (ZPO): Efecto retroactivo de la notificación
- Artículo 12 de la Ley de Costas Judiciales (GKG): Procedimientos con arreglo al Código de Procedimiento Civil (entrega tras presentación de recurso)
- Justicia de Renania del Norte-Westfalia: Formas de presentar una solicitud en el procedimiento monitorio (código de barras, documento de identidad digital)
- Artículo 17 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG): Modificación de la base imponible
- Banco Central Alemán: tipo de interés básico a partir del 1 de julio de 2026
- Juzgado de Primera Instancia de Schleswig: Juzgado central de reclamaciones de Schleswig-Holstein
- Tribunal Federal Fiscal (BFH), sentencia de 22 de abril de 2004, V R 72/03 (impugnación fundamentada; el mero retraso en el pago no justifica la imposibilidad de cobro)
- Tribunal Federal Fiscal (BFH), sentencia de 1 de febrero de 2022, V R 37/21 (un acuerdo de pago a plazos no justifica la imposibilidad de cobro); apartado 17.1, párrafo 5, de las Directrices sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido (UStAE)
