Forældelse ved årets udgang: Sørg for at inddrive udestående fordringer nu
På mange virksomheders liste over udestående poster findes der fakturaer, der har ventet på betaling i længere tid. Kunden har påberåbt sig mangler, bedt om udsættelse eller ganske enkelt ikke reageret. Så længe ingen gør noget, løber forældelsesfristen i baggrunden. Den 31. december 2026 kl. 24.00 udløber forældelsesfristen for de fleste fordringer, der er opstået i 2023.
Mange virksomhedsejere regner med, at en rykkerskrivelse forlænger forældelsesfristen. Det er en misforståelse. Vi viser, hvornår fordringer forældes, hvilke skridt der rent faktisk standser forældelsen, og hvad det betyder for moms og årsregnskabet.
Hvornår forældes et krav
De fleste betalingskrav fra virksomheder er underlagt den almindelige forældelsesfrist på tre år (§ 195 BGB). Dette omfatter købspris, arbejdsløn, honorarer og leje. Fristen begynder som regel ikke at løbe fra fakturadatoen, men fra udgangen af det år, hvor kravet opstod, og hvor kreditor havde kendskab til debitor og de omstændigheder, der begrunder kravet, eller burde have haft kendskab hertil uden grov uagtsomhed (§ 199, stk. 1, BGB).
Et eksempel: En faktura for en levering i marts 2023 forfaldt i april 2023. Forældelsesfristen begynder den 31. december 2023 og udløber tre år senere, ved udgangen af den 31. december 2026. For en faktura, der forfaldt i december 2023, gælder samme skæringsdato. Alle fordringer fra et givet år forældes altså samtidigt.
Hvis kreditor undtagelsesvis ikke har kendskab til sit krav uden grov uagtsomhed, udskydes forældelsesperiodens begyndelse. Uanset kendskabet forældes krav dog senest ti år efter deres opståen (§ 199, stk. 4, BGB), og det sker på dagen.
Undtagelser, som iværksættere bør kende til
- Fordringer med titel: Krav, der følger af en retskraftig dom, en fuldbyrdelsesbeslutning eller et fuldbyrdeligt forlig, forældes først efter 30 år (§ 197 BGB). Renter, der forfalder i fremtiden, er dog underlagt den treårige forældelsesfrist.
- Reklamationer: Garantikrav i forbindelse med købs- og værksaftaler forældes som regel efter to år, mens de for bygninger forældes efter fem år. Fristen begynder at løbe præcist fra leverings- eller afleveringsdatoen (§§ 438, 634a BGB), ikke ved årets udgang. For tjenesteydelser, der ikke består i fremstilling, vedligeholdelse eller ændring af en genstand, f.eks. rene rådgivnings- eller ekspertvurderingsydelser, gælder derimod den almindelige forældelsesfrist. Dette gælder især kundens modkrav, som han kan modregne.
- Arbejdsløn: Forældelsesfristen udløber tre år efter udgangen af det år, hvor fordringen blev forfalden. Ved en entreprenoraftale indtræder forfaldstidspunktet som udgangspunkt ved afleveringen (§ 641 BGB). Ved byggeaftaler i henhold til BGB kræves der desuden en kontrollerbar slutregning (§ 650g, stk. 4, BGB). Den, der først udsteder slutregningen et år efter afleveringen, udskyder dermed også forældelsesfristens begyndelse.
En rykkerskrivelse standser ikke forældelsesfristen
En betalingspåmindelse eller et betalingskrav, også hvis det sendes som anbefalet brev, har ingen indflydelse på forældelsesfristen. Det medfører blot, at debitor kommer i misligholdelse (§ 286 BGB). I forretningsforhold mellem virksomheder indtræder misligholdelsen under alle omstændigheder senest 30 dage efter forfaldsdatoen og modtagelsen af fakturaen.
Forsinkelsen har alligevel en værdi. Over for andre virksomheder kan kreditorer kræve morarenter på ni procentpoint over basisrenten (§ 288, stk. 2, BGB) for fordringer vedrørende vederlag, mens de over for forbrugere kan kræve fem procentpoint. Siden den 1. juli 2026 har basisrenten været på 1,52 procent, hvilket betyder, at morarenten i B2B-forretninger er på 10,52 procent. Hertil kommer et fast beløb på 40 euro pr. fordring, som modregnes i senere omkostninger til retsforfølgning (§ 288, stk. 5, BGB). Dette ændrer intet ved forældelsesfristen. Tværtimod: Renterne forældes sammen med hovedfordringen, selvom de først er påløbet senere (§ 217 BGB).
Hvad der rent faktisk standser forældelsen
Loven skelner mellem to virkninger. Den Hæmning fristen fortsætter. Perioden, hvor fristen er suspenderet, medregnes ikke; derefter løber fristen videre. Den En ny begyndelse sætter fristen til nul, og de tre år begynder forfra – helt præcist fra den pågældende dag, ikke først ved årets udgang.
Betalingspåbuddet
En retslig betalingspåbud er det mest almindelige middel til at sikre et tilgodehavende inden årsskiftet. Forkyndelsen af betalingspåbuddet standser forældelsesfristen (§ 204, stk. 1, nr. 3, BGB). For ansøgere med hjemsted i Slesvig-Holsten er Amtsgericht Schleswig den kompetente domstol som centralt betalingspåbudsret. Virksomheder kan selv udfylde ansøgningen via portalen online-mahnantrag.de. Uden online-ID-funktion eller kvalificeret elektronisk signatur genereres ansøgningen der dog kun som et stregkodeformular, der skal udskrives, underskrives og sendes med posten til betalingspåbudsretten. Fristen regnes da fra modtagelsen af papirdokumentet hos Amtsgerichtet, ikke fra udfyldelsen på skærmen. Advokater indgiver betalingspåkrav elektronisk.
Det afgørende er tidspunktet: Suspensionen træder i kraft allerede fra det tidspunkt, hvor begæringen modtages af retten, hvis betalingspåbuddet derefter forkyndes „inden for kort tid“ (§ 167 ZPO). En begæring, der indgår hos retten den 31. december inden midnat, kan altså stadig redde fordringen. Det bør man dog ikke stole på. I praksis er der tre fejl, der regelmæssigt koster fordringen:
- Kravet er ikke tilstrækkeligt specificeret. Anmodningen skal tydeligt angive, hvilket krav der er tale om, f.eks. ved hjælp af fakturanummer og fakturadato. Et blot samlet beløb for flere fakturaer er ikke tilstrækkeligt og standser ikke forældelsen.
- Rettens yderligere spørgsmål forbliver ubesvarede. Hvis betalingsretten gør indsigelse mod begæringen, skal svaret fremsendes hurtigt. Retspraksis lægger her til grund en frist på en måned.
- Der sker ikke noget efter indsigelsen. Hvis skyldneren gør indsigelse, overføres sagen først til den almindelige domstol, hvis kreditor anmoder herom og betaler de yderligere retsgebyrer (§ 12, stk. 3, GKG). Hvis kreditor ikke fortsætter sagen, ophører suspensionen seks måneder efter den sidste proceshandling (§ 204, stk. 2, BGB). Derefter løber fristen videre.
Sagen
Også en retssag standser forældelsen (§ 204, stk. 1, nr. 1, BGB). Det er en oplagt løsning, hvis skyldneren allerede har bestridt fordringen, og der alligevel kan forventes en indsigelse mod en betalingspåbud. Siden den 1. januar 2026 har byretterne haft kompetence i sager med et tvistbeløb på op til 10.000 euro; tidligere lå grænsen på 5.000 euro. Der er ikke krav om advokatbistand i disse sager.
Forhandlinger
Hvis kreditor og debitor forhandler om fordringen, standses forældelsen, indtil en af parterne nægter at fortsætte forhandlingerne. Herefter indtræder forældelsen tidligst tre måneder senere (§ 203 BGB). Retspraksis fortolker begrebet »forhandlinger« bredt: Enhver udveksling vedrørende fordringen, hvor skyldneren ikke straks afviser den, er tilstrækkelig. Hagen ligger i slutningen. Hvis forhandlingerne går i stå, ophører suspensionen på det tidspunkt, hvor det næste skridt kunne have været forventet. I tvisttilfælde skal kreditor bevise, hvornår forhandlingerne begyndte, og hvor længe de varede. Forhandlinger er derfor kun i begrænset omfang egnede som sikkerhedsforanstaltning ved årsskiftet.
Anerkendelse og forskudsbetaling
Hvis skyldneren anerkender fordringen, begynder forældelsesfristen forfra (§ 212, stk. 1, nr. 1, BGB). En anerkendelse kan ske udtrykkeligt, f.eks. i en underskrevet saldoopgørelse eller en aftale om afdragsbetaling. Den kan dog også ligge i en delbetaling, en rentebetaling eller en sikkerhedsstillelse. Den, der aftaler en afdragsordning med en betalingsvillig kunde, bør udtrykkeligt fastslå i aftalen, at det samlede krav anerkendes.
Der er to punkter, der ofte overses. Anerkendelsen skal finde sted inden forældelsesfristen udløber; et krav, der allerede er forældet, genopstår ikke som følge heraf. Og den nye frist løber præcist fra dag til dag: Hvis kunden underskriver en saldobekræftelse den 15. november 2026, forældes fordringen ved udløbet af den 15. november 2029.
Afkald på forældelsesfristen
Kreditor og debitor kan aftale, at forældelsesfristen indtræder senere (§ 202 BGB). Ligeledes kan skyldneren erklære, at han i en bestemt periode afstår fra at påberåbe sig forældelse. Dette kan komme på tale, hvis der er udsigt til en mindelig aftale, og ingen af parterne på nuværende tidspunkt ønsker at pådrage sig sagsomkostninger. Afkaldet bør afgives skriftligt og indeholde en konkret slutdato.
Hvad der gælder efter den 31. december
Et forældet krav bortfalder ikke. Gælderen kan dog nægte at betale (§ 214 BGB). Han skal dog selv påberåbe sig dette; retten undersøger ikke forældelsen af egen drift. Hvis gælderen betaler på trods af forældelsen, kan han ikke kræve pengene tilbage.
Der er dog en bagdør: Med et forældet krav kan kreditor stadig foretage modregning, hvis kravene stod over for hinanden på et tidspunkt, hvor hans krav endnu ikke var forældet (§ 215 BGB). Dette spiller en rolle i løbende forretningsforhold med gensidige regninger.
Skattemæssige konsekvenser af udestående og forældede fordringer
En ubetalt regning er ikke blot et likviditetsproblem. Den kan også medføre økonomiske tab i skattemæssig henseende, hvis ingen reagerer i tide.
Moms: indbetalt, men aldrig modtaget
Virksomheder, der afregner deres omsætning efter aftalte vederlag (forudgående afregning), har allerede indbetalt moms for en faktura til skattemyndighederne, selvom kunden aldrig har betalt. Hvis vederlaget bliver uinddriveligt, skal momsbeløbet korrigeres (§ 17, stk. 2, nr. 1, i den tyske momslov (UStG)). Det reducerer derefter momsbeløbet for den forudindberetningsperiode, hvor uinddriveligheden indtræder.
At et krav er uinddriveligt betyder ikke, at skyldneren skal være insolvent. Det er tilstrækkeligt, at kravet ikke kan gennemtvinges i overskuelig fremtid, f.eks. fordi kunden på en velbegrundet måde bestrider det og nægter at betale. En simpel betalingsforsinkelse er derimod ikke tilstrækkelig, og det samme gælder en aftalt afdragsordning. Senest når skyldneren påberåber sig forældelse, vil fordringen som regel være uinddrivelig.
Det afgørende er tidspunktet. Korrektionen skal foretages for den periode, hvor uinddriveligheden indtræder. Der er ikke noget valg. Den, der ønsker at foretage korrektionen flere år senere, kan miste retten hertil, hvis det relevante år ikke længere kan ændres i henhold til procesretten. Betaler kunden alligevel senere, skal moms igen indbetales.
Ved beskatning efter faktisk indtægt (§ 20 UStG) opstår problemet ikke. Moms opstår først ved betalingen.
Balance og resultatopgørelse
Virksomheder, der udarbejder årsregnskab, skal nedskrive tvivlsomme tilgodehavender i årsregnskabet. Ifølge handelsretten gælder det strenge laveste-værdi-princip for tilgodehavender, og uinddrivelige tilgodehavender skal afskrives fuldt ud. Det er nettobeløbet, der afskrives, mens moms korrigeres via en justering i henhold til § 17 i den tyske momslov (UStG). Skattemæssigt er en delvis nedskrivning mulig, hvis værdiforringelsen forventes at være varig (§ 6, stk. 1, nr. 2, i EStG). Inddrivelsesmulighederne og en forestående forældelse skal derfor indgå i forberedelsen af årsregnskabet.
Den, der beregner sit overskud efter indtægts-udgiftsmetoden, har aldrig beskattet den udeblivne betaling som en indtægt. Den udeblivne betaling har derfor ingen indflydelse på overskuddet. Rets- og advokatomkostninger i forbindelse med inddrivelse af forretningsmæssige tilgodehavender er i begge tilfælde driftsudgifter.
Tjekliste for de kommende uger
- Sorter åbne poster efter det år, de er opstået. Alle fordringer, der forfalder i 2023, skal opføres på en separat liste.
- Undersøg særlige tilfælde. Når det gælder løn for udført arbejde, afhænger det af afhentning og slutfaktura. Gældsbrevskrav er sikre, men løbende renter i henhold til gældsbrevet forældes efter tre år ved årets udgang.
- At henvende sig til kunder, der er villige til at betale. En underskrevet saldobekræftelse eller en aftale om afdrag med anerkendelse af gælden sætter fristen i gang på ny.
- Vent ikke til sidste dag med at indgive betalingspåbud. Ansøgninger bør indgives senest i begyndelsen af december, så der er tid til eventuelle spørgsmål fra retten. Ansøgninger med stregkode, der sendes med posten, tager desuden længere tid at behandle.
- Læg dokumenterne frem. Faktura, leveringsseddel eller afleveringsprotokol samt den hidtidige korrespondance udgør grundlaget for alle yderligere skridt.
- Afstemme de skattemæssige forhold. For fordringer, der ikke længere kan inddrives, bør momsjusteringen og afskrivningen foretages i det korrekte regnskabsår.
Jura og skat under ét tag
Om en fordring stadig kan inddrives, er et juridisk spørgsmål. Hvad tabet på fordringen koster, er et skattemæssigt spørgsmål. I mange virksomheder behandles de to spørgsmål hver for sig, og momsjusteringen foretages først år senere eller slet ikke.
Ina Reese er advokat, specialiseret i skatteret og skatterådgiver. Som led i vores Kreditstyring Vi undersøger, hvilke fordringer der forældes ved årets udgang, ansøger om betalingspåbud og fører sagen videre indtil fuldbyrdelsen. For fordringer, der ikke længere kan inddrives, afklarer vi inden for rammerne af vores Skatterådgivning Korrektion af moms og afskrivning. Grundlæggende spørgsmål vedrørende kontrakter og betalingskrav behandler vi i almindelig civilret.
Ofte stillede spørgsmål om forældelse
Er en rykkerskrivelse pr. anbefalet brev tilstrækkelig til at standse forældelsen?
Nej. En rykkerskrivelse sætter skyldneren i misligholdelse, men standser ikke forældelsesfristen. Til det kræves der en betalingspåbud, en retssag, dokumenterede forhandlinger, en anerkendelse fra skyldneren eller en aftale om forældelsesfristen.
Kan jeg stadig ansøge om en betalingspåbud den 31. december?
I princippet ja. Hvis ansøgningen indgår hos betalingspåbudsretten inden kl. 24, og betalingspåbuddet derefter straks forkyndes, gælder fristens suspension med tilbagevirkende kraft fra modtagelsestidspunktet. En ansøgning med stregkode, der sendes med posten, skal være ankommet til Amtsgericht Schleswig inden da. Hvis ansøgningen er fejlbehæftet, eller hvis fordringen ikke er klart angivet, er der ikke længere tid til at rette fejlen. Vi anbefaler, at ansøgninger indgives inden begyndelsen af december.
Hvad koster en betalingspåbud?
Retsgebyret afhænger af fordringens størrelse. Det udgør et halvt gebyr i henhold til loven om retsomkostninger, dog mindst 38 euro. Omkostningerne ved betalingspåbudsproceduren angives i betalingspåbuddet og skal afholdes af skyldneren, hvis fordringen er berettiget.
Skal jeg betale moms for en faktura, der aldrig er blevet betalt?
Ved den teoretiske beskatning opstår moms ved leveringen af ydelsen og skal indbetales umiddelbart. Hvis fordringen bliver uinddrivelig, kan og skal momsen korrigeres. Ved den faktiske beskatning opstår momsen først ved betalingen.
Sammenfattet
- Fordringer, der er opstået i 2023, forældes som regel ved udgangen af 31. december 2026.
- En rykkerskrivelse medfører, at der indtræder forsinkelse og forfaldsrenter, men standser ikke forældelsesfristen.
- En betalingspåbud og en retssag standser forældelsesfristen, mens en anerkendelse eller en delbetaling får den til at løbe forfra.
- Betalingspåkravet skal indeholde en præcis beskrivelse af fordringen og bør ikke først modtages på den sidste dag.
- Uinddrivelige fordringer medfører en momsjustering, som skal foretages i det relevante år.
- I årsregnskabet skal tvivlsomme tilgodehavender nedskrives.
Har De udestående fordringer fra 2023? I et indledende møde på ca. 15 minutter afklarer vi, hvilke fordringer der er i fare, og hvad der stadig skal gøres inden årets udgang. Kontakt os nu
Kilder
- § 195 BGB: Almindelig forældelsesfrist
- § 197 i BGB: Trediveårig forældelsesfrist
- § 199 BGB: Begyndelsen af den almindelige forældelsesfrist
- § 202 BGB: Ugyldighed af aftaler om forældelse
- § 203 BGB: Suspension af forældelsesfristen under forhandlinger
- § 204 BGB: Suspension af forældelsesfristen ved retsforfølgning
- § 212 BGB: Forældelsesfristen begynder forfra
- § 214 BGB: Virkningen af forældelsen
- § 215 BGB: Modregning og tilbageholdelsesret efter forældelsens indtræden
- § 286 BGB: Gældnerens misligholdelse
- § 217 BGB: Forældelse af accessoriske forpligtelser
- § 288 BGB: Morarenter og øvrige skader som følge af forsinkelse
- § 634a BGB: Forældelse af krav vedrørende mangler
- § 650g BGB: Fastlæggelse af tilstanden ved afvisning af aflevering; slutregning
- § 167 ZPO: Tilbagvirkning af forkyndelsen
- § 12 i GKG: Sager i henhold til civilprocesloven (betaling efter indsigelse)
- Justitsministeriet i Nordrhein-Westfalen: Muligheder for at indgive begæring i betalingspåmindelsesproceduren (stregkode, online-ID)
- § 17 i lov om moms: Ændring af beskatningsgrundlaget
- Den tyske centralbank: Basisrenten pr. 1. juli 2026
- Schleswig Byret: Schleswig-Holsteins centrale inkassoret
- BFH, dom af 22.04.2004, V R 72/03 (velbegrundet bestridelse; en ren betalingsforsinkelse udgør ikke grundlag for, at et beløb anses for uinddrivelig)
- BFH, dom af 1. februar 2022, V R 37/21 (en aftale om afbetaling udgør ikke grundlag for uinddrivelighed); afsnit 17.1, stk. 5, i UStAE
