E‑faktura fra 2027: Hvad virksomhederne skal omstille sig til nu
Siden januar 2025 skal alle virksomheder i Tyskland kunne modtage elektroniske fakturaer. Det har ikke ændret meget i mange virksomheder, da de fleste leverandører fortsat har haft lov til at sende PDF-fakturaer. Den 1. januar 2027 udløber denne overgangsperiode for en stor del af SMV’erne: Virksomheder, der i 2026 omsætter for mere end 800.000 euro, skal fra da af udstede e‑fakturaer. En PDF-fil er ikke en e‑faktura.
Der er dermed mindre end tre måneder tilbage til overgangen. Ifølge en YouGov-undersøgelse fra juni 2026, der blev gennemført på vegne af en leverandør af regnskabssoftware, var 29 procent af de adspurgte virksomheder endnu ikke gået i gang eller var kun lige begyndt på planlægningen. E‑fakturaen handler ikke kun om software. Den vedrører fradrag for indgående moms, arkivering samt kontrakter med kunder og leverandører.
Oversigt over tidsplanen
| Periode | Reception | Udstilling |
|---|---|---|
| siden 1.1.2025 | Alle virksomheder skal kunne modtage e‑fakturaer. | Papir er tilladt, PDF med modtagerens samtykke |
| 2026 | som hidtil | som hidtil |
| 2027 | som hidtil | E‑faktura bliver obligatorisk ved en samlet omsætning på over 800.000 euro i 2026; ellers er papirfakturaer og, med samtykke, PDF-fakturaer fortsat tilladt |
| indtil den 31.12.2027 | EDI-proceduren er fortsat tilladt med godkendelse, også hvis omsætningsgrænsen overskrides | |
| fra 1.1.2028 | E‑faktura er obligatorisk for alle (se undtagelser nedenfor) |
Forpligtelsen gælder for fakturaer mellem virksomheder, der begge er hjemmehørende i Tyskland (§ 14, stk. 2, i UStG). Overgangsbestemmelserne findes i § 27, stk. 38, i UStG. De er ikke knyttet til fakturadatoen, men til tidspunktet for leveringen: For en levering i december 2026 må der stadig udstedes en papir- eller PDF-faktura i januar 2027. Der er ikke udsigt til en udsættelse: Udkastet til årsskatteloven for 2026 lader fristerne og omsætningsgrænsen uændrede.
Hvilken omsætning tæller?
Det afgørende er fakturaudstederens samlede omsætning i 2026 (§ 19, stk. 2, i lov om moms). Dette er summen af den afgiftspligtige omsætning baseret på modtagne betalinger. Visse afgiftsfrie omsætninger, f.eks. fra afgiftsfri udlejning, fratrækkes. Salg af anlægsaktiver medregnes ikke. Hvis man ligger tæt på grænsen, bør man allerede nu ekstrapolere omsætningen for 2026. Alle kan i øvrigt frivilligt skifte til e‑fakturaer: E‑fakturaer mellem indenlandske virksomheder kræver allerede i dag ikke modtagerens samtykke.
Også mindre virksomheder er berørt
Omsætningsgrænsen gælder kun udstedelsen. En håndværksvirksomhed med en omsætning på 400.000 euro må i 2027 fortsat udstede papirfakturaer eller, med modtagerens samtykke, PDF-fakturaer. Dens større leverandører vil dog fra 2027 sende e‑fakturaer, og disse skal virksomheden behandle, kontrollere og arkivere korrekt. Fra 2028 skal virksomheden også selv udstede e‑fakturaer.
Hvad en e‑faktura er, og hvad den ikke er
En e‑faktura er en faktura i et struktureret elektronisk format, der muliggør automatisk behandling (§ 14, stk. 1, i den tyske moms lov (UStG)). Formatet skal som udgangspunkt overholde den europæiske standard EN 16931. Andre formater er kun tilladt, hvis parterne aftaler det, og oplysningerne fuldt ud kan overføres til et format, der overholder standarden (§ 14, stk. 1, sætning 6, nr. 2, i den tyske moms lov (UStG)). I Tyskland er der i praksis to udbredte formater:
- XRechnung: en ren XML-fil, som næsten ikke kan læses af mennesker uden den rette software.
- ZUGFeRD fra version 2.0.1: et hybridformat bestående af en PDF-fil og en indlejret XML-fil. Profilerne MINIMUM og BASIC-WL er ikke tilstrækkelige.
En PDF-fil, en indscannet papirfaktura eller en Word-fil er ikke e‑fakturaer, men „andre fakturaer“. Dette gælder også, selvom de sendes via e‑mail.
Hvad der er vigtigt i indholdet
Alle obligatoriske oplysninger på en faktura skal være angivet i den strukturerede XML-del. Et link til et kundeportal er ikke tilstrækkeligt. Vedhæftede filer er kun beregnet til supplerende oplysninger, f.eks. en timeliste.
Ved hybridformater som ZUGFeRD har XML-delen forrang. Hvis den synlige PDF-visning afviger fra datasættet, er det datasættet, der gælder. Hvis PDF-visningen indeholder afvigende fakturaoplysninger, f.eks. et andet momsbeløb, kan den betragtes som en anden faktura, hvor der skal betales moms i henhold til § 14c i den tyske momslov (UStG). Mindre tekniske afvigelser, f.eks. afrundingsforskelle, giver ikke anledning til indsigelser fra skattemyndighederne. Hvis man hidtil har udfærdiget sine fakturaer i Word, kan man ikke generere en e‑faktura ud fra disse. Der kræves et program, der opretter datasættet direkte ud fra bogføringsdataene.
Hvordan e‑fakturaen leveres
Loven foreskriver ikke en bestemt overførselsmetode. Afsendelse via e‑mail er tilstrækkeligt, ligesom et portal eller en direkte grænseflade. Til modtagelse er en e‑mail-postkasse tilstrækkelig. Det er ikke obligatorisk at have en separat postkasse udelukkende til e‑fakturaer, men det er fornuftigt i praksis.
Undtagelser fra forpligtelsen
Der kræves ingen e‑faktura i følgende tilfælde:
- Regninger på små beløb op til 250 euro brutto og Rejsebilletter,
- Små virksomheder som fakturaudstedere (de skal alligevel modtage e‑fakturaer),
- Fakturaer til Privatkunder,
- afgiftsfrie omsætninger i henhold til § 4, nr. 8 til 29, i lov om moms (UStG), for eksempel skattefri udlejning af erhvervslokaler,
- Fakturaer til kunder eller fra leverandører i udlandet,
- Fakturaer til Foreninger og andre juridiske personer, som ikke handler som iværksættere.
Omvendt gælder forpligtelsen også i tilfælde, hvor man ikke umiddelbart ville forvente det: ved kreditnotaer, ved kontantkøb over 250 euro, ved bygge- og anlægsarbejder med omvendt afgiftspligt (§ 13b UStG) og ved udlejning af erhvervslokaler, hvis udlejeren har valgt at være momspligtig (§ 9 UStG).
Der er en lempelse for lejekontrakter og andre løbende aftaler, der er omfattet af moms. Her er det tilstrækkeligt at udstede en enkelt e‑faktura for den første periode, som derefter gælder som en løbende faktura. Faste fakturaer, der lovligt er udstedt på papir eller som PDF – for eksempel en lejekontrakt med alle fakturaoplysninger – gælder fortsat, så længe oplysningerne ikke ændres. Ændres de, for eksempel ved en lejestigning, er en ny e‑faktura nødvendig. Læs mere om erhvervslejemål på vores side om Lejelovgivning.
Fradrag for indgående moms: Hvad der kan ske, hvis formatet er forkert
For modtagere af fakturaer melder der sig først og fremmest et spørgsmål: Hvad sker der, hvis en leverandør i 2027 trods forpligtelsen stadig sender en PDF-faktura? Derudover er der et praktisk problem. Om en leverandør stadig må sende PDF-fakturaer i 2027, afhænger af dennes omsætning i 2026, som kunden som regel ikke kender. Der foreligger indtil videre ingen udtalelse fra skattemyndighederne om beskyttelse af berettiget forventning i disse tilfælde.
Ifølge det seneste brev fra Forbundsfinansministeriet (BMF) af 15. oktober 2025 er en sådan faktura ikke en gyldig faktura og giver i princippet ikke ret til fradrag for indgående moms. Skatteforvaltningen tillader dog en anden mulighed: Virksomheden kan dokumentere, at de materielle betingelser for fradrag af indgående moms er opfyldt. I tilfælde af en indholdsmæssigt korrekt og fuldstændig PDF-faktura er disse betingelser efter BMF’s opfattelse som regel opfyldt. Denne lempelse mangler i mange fremstillinger.
Det betyder dog ikke, at faren er afværget. Den, der er nødt til at stole på dokumentationsmetoden, ender med at skulle forklare sig under en skatterevision i stedet for at fremlægge en korrekt faktura. Det er mere sikkert at anmode leverandøren om en korrekt e‑faktura. En korrektion foretages via en e‑faktura med entydig henvisning til den oprindelige faktura. Den har tilbagevirkende kraft, hvis den oprindelige faktura allerede indeholdt udsteder, modtager, ydelse, beløb og skattebeløb.
Format, forretningsregel, indhold
BMF skelner mellem tre typer fejl. En Formatfejl erføres, hvis filen ikke overholder standarden. Den betragtes da ikke som en e‑faktura. En overtrædelse af en Forretningsregel Normen er kun relevant i forbindelse med moms, hvis den vedrører obligatoriske oplysninger. Indholdsmæssige fejl, f.eks. en forkert skattesats, skal vurderes på samme måde som enhver anden faktura. Modtageren kan med forretningsmæssig omhu stole på en teknisk valideringsrapport. Den erstatter dog ikke den indholdsmæssige kontrol af fakturaen.
Bøde til udstilleren
Den, der undlader at udstede en faktura, selvom vedkommende er forpligtet til det, risikerer en bøde på op til 5.000 euro (§ 26a UStG). Det er omstridt i faglitteraturen, om en faktura i forkert format også falder ind under denne bestemmelse.
Arkivering: E‑mail-indbakken er ikke et arkiv
E‑fakturaer skal opbevares i otte år (§ 14b UStG, § 147 AO). Det strukturerede datasæt skal opbevares i sin oprindelige form, uændret og i et format, der kan læses maskinelt. En udskrift er ikke tilstrækkelig. Siden ændringen af GoBD i juli 2025 er XML-filen som udgangspunkt tilstrækkelig for hybridformater. PDF-visningen skal kun opbevares yderligere, hvis den indeholder yderligere skatterelevante oplysninger.
En e‑mail-postkasse er velegnet som indgangskanal, men som regel ikke som arkiv. GoBD-kravene forudsætter, at dokumenter arkiveres på en måde, så de er uændrede, fuldstændige og til enhver tid kan findes. Dette kan en postkasse, hvor medarbejderne kan flytte og slette e‑mails, ikke sikre pålideligt.
Hvad e‑fakturaen medfører af ændringer i aftaleretten
E‑fakturaen er et emne inden for momsretten med civilretlige konsekvenser. Den vedrører spørgsmålet om, hvornår en faktura er modtaget, hvornår betalinger forfalder, og hvad der står i rammeaftaler og almindelige forretningsbetingelser.
Ret til en korrekt faktura
Hvis den leverende virksomhed er forpligtet til at udstede en faktura i henhold til momsreglerne, har kunden et civilretligt krav herpå. Ifølge skattemyndighederne gælder dette også, selvom en fremsendt datapost ikke opfylder kravene til en e‑faktura. Ifølge retspraksis fra Forbundsdomstolen må modtageren tilbageholde betalingen, indtil han modtager en korrekt faktura (BGH, dom af 26.06.2014, VII ZR 247/13). Om dette også gælder, når der fra 2027 i stedet for e‑fakturaen kommer en indholdsmæssigt korrekt PDF-faktura, er ikke afklaret af de højeste retsinstanser.
Fakturaen er også vigtig i forbindelse med betalingsforsinkelse: I forretningsforhold indtræder forsinkelse senest 30 dage efter forfaldsdatoen og modtagelsen af fakturaen (§ 286, stk. 3, BGB). Det er ligeledes uklart, om der i denne sammenhæng kræves en faktura, der opfylder kravene til momsreglerne. Hvis man ønsker at undgå tvister om forsinkelse og morarenter, skal man udstede fakturaen i det korrekte format.
Ingen ret til papir
Omvendt kan en modtager ikke længere kræve en papir- eller PDF-faktura, når forpligtelsen træder i kraft. Hvis modtageren nægter at modtage den elektroniske regning, har udstederen opfyldt sin forpligtelse, hvis det kan bevises, at vedkommende har bestræbt sig på at fremsende den. En sådan afvisning fritager ikke kunden for betalingsforpligtelsen.
Gennemgå kontrakter og almindelige forretningsbetingelser
Mange rammeaftaler, indkøbsbetingelser og almindelige forretningsbetingelser indeholder klausuler som „Fakturaer skal fremsendes i papirform“ eller „Fakturaer sendes som PDF til følgende adresse“. Fra 2027 vil sådanne klausuler for mange virksomheder være i strid med loven. Format og overførselsmåde bør derfor aftales på ny: hvilket format, til hvilken e‑mail-adresse eller via hvilket portal, og hvem der har ansvaret i tilfælde af tekniske problemer. For løbende kontrakter er det ofte tilstrækkeligt med en kort tillægsaftale.
Plan for de kommende uger
- Ekstrapolere omsætningen for 2026. Hvis beløbet overstiger 800.000 euro, er det obligatorisk at fremlægge dokumentet fra januar 2027.
- Kontroller softwaren. Kan regnskabs- eller lagerstyringsprogrammet generere XRechnung eller ZUGFeRD i den tilladte profil og læse indgående e‑fakturaer?
- Vedligeholdelse af stamdata. Der skal angives en modtageradresse til fakturaer for hver erhvervskunde. Fakturaer til offentlige ordregivere kræver som regel desuden et rute-ID.
- Tilpasse kontrakter og almindelige forretningsbetingelser. Kontroller bestemmelserne om fakturaformat og fakturaadresse, og afstem dem med vigtige kunder og leverandører.
- Organisere indgangskontrol. Hvem kontrollerer indgående e‑fakturaer med hensyn til teknik og indhold, og hvordan afvises fakturaer med fejl?
- Oprette et arkiv. XML-filerne skal være i overensstemmelse med GoBD og gemmes uændret.
- Prøvekørsel i 2026. E‑fakturaer er allerede i dag tilladt uden samtykke. En test med nogle faste kunder viser, hvor der er problemer, inden kravet træder i kraft.
Fremtidsudsigter: Det næste trin kommer i 2030
På europæisk plan er det næste skridt allerede vedtaget. I henhold til tiltagspakken „VAT in the Digital Age“ (ViDA) bliver e‑fakturering fra den 1. juli 2030 også obligatorisk for leverancer og tjenesteydelser til virksomheder i andre EU-lande. Fakturaen skal derefter udstedes inden for ti dage, og oplysningerne skal indberettes digitalt til skattemyndighederne. Der er annonceret et tysk indberetningssystem, men der er endnu ikke fastsat en dato. Den, der omstiller sig ordentligt nu, lægger grundlaget for dette.
Jura og skat under ét tag
E‑fakturaen bliver ofte betragtet som et rent IT-projekt. Men det er reglerne om moms, der afgør, om indgående moms er sikret, og det er civilretlige spørgsmål, der afgør, om fakturaerne bliver betalt rettidigt.
Ina Reese er advokat, specialiseret i skatteret og skatterådgiver. Som led i vores Skatterådgivning Vi afklarer, fra hvornår forpligtelsen gælder for din virksomhed, hvilke undtagelser der gælder, og hvordan modtagelse af fakturaer og arkivering bør tilrettelægges. Rammeaftaler, indkøbsbetingelser og almindelige forretningsbetingelser tilpasser vi i Handels- og selskabsret til de nye krav. Ved betalingsforsinkelse overtager vores Kreditstyring.
Ofte stillede spørgsmål om e‑fakturaer
Er en PDF-faktura sendt via e‑mail en e‑faktura?
Nej. En PDF-fil er ikke et struktureret format, selvom den sendes elektronisk. E‑fakturaer er som udgangspunkt formater, der overholder standarden EN 16931; i Tyskland er det især XRechnung og ZUGFeRD fra version 2.0.1 og frem.
Min omsætning ligger under 800.000 euro. Skal jeg gøre noget i 2027?
De skal allerede fra 2025 kunne modtage e‑fakturaer og arkivere dem korrekt. I 2027 må De stadig udstede papirfakturaer og – med modtagerens samtykke – PDF-fakturaer, forudsat at Deres samlede omsætning i 2026 højst udgør 800.000 euro. Fra den 1. januar 2028 gælder forpligtelsen også for Dem.
Gælder forpligtelsen for små virksomheder?
Små virksomheder i henhold til § 19 i den tyske moms lov (UStG) er ikke forpligtet til at udstede e‑fakturaer. De skal dog, ligesom alle andre virksomheder, modtage e‑fakturaer.
Hvad sker der, hvis min leverandør fortsat sender PDF-fakturaer i 2027?
Hvis leverandøren er forpligtet til at udstede en e‑faktura, er en PDF-faktura ikke en gyldig faktura. Ifølge skattemyndighederne kan De alligevel få fradrag for indgående moms ved at dokumentere, at de materielle betingelser er opfyldt, forudsat at fakturaen er indholdsmæssigt korrekt og fuldstændig. Det er dog mere sikkert at anmode om en korrekt e‑faktura. Det har De ret til i henhold til civilretten.
Sammenfattet
- Fra 2025 skal alle virksomheder kunne modtage e‑fakturaer.
- Fra den 1. januar 2027 skal virksomheder med en samlet omsætning på over 800.000 euro i 2026 udstede e‑fakturaer, og fra 2028 gælder dette som udgangspunkt for alle.
- PDF-fakturaer er ikke e‑fakturaer. De mest udbredte formater er XRechnung og ZUGFeRD fra version 2.0.1 med de relevante profiler.
- En PDF-faktura kan, trods forpligtelsen, udgøre en risiko for fradrag af indgående moms, selvom det tyske finansministerium (BMF) tillader en alternativ dokumentationsmetode.
- XML-datasættet skal opbevares uændret i otte år og være i overensstemmelse med GoBD.
- Bestemmelser om fakturaformat og fakturaadresse i kontrakter og almindelige forretningsbetingelser bør tilpasses inden 2027.
Vil De vide, hvornår e‑faktura bliver obligatorisk for Deres virksomhed? I et indledende møde på ca. 15 minutter afklarer vi, hvor du står, og hvad der skal gøres inden årsskiftet. Kontakt os nu
Kilder
- § 14 i loven om moms: Udstedelse af fakturaer
- § 14b i lov om moms: Opbevaring af fakturaer
- § 19 i lov om moms: Beskatning af små virksomheder, samlet omsætning
- § 26a i loven om moms (UStG): Bestemmelser om bøder
- § 27 i loven om moms (UStG): Generelle overgangsbestemmelser
- § 147 AO: Regler for opbevaring af dokumenter
- § 286 BGB: Gældnerens misligholdelse
- Brev fra Forbundsfinansministeriet (BMF) af 15.10.2025: Indførelse af obligatorisk e‑fakturering
- BMF: Spørgsmål og svar om e‑fakturaer
- BGH, dom af 26.06.2014, VII ZR 247/13 (tilbageholdelsesret indtil udstedelse af en korrekt faktura)
- Direktiv (EU) 2025/516 („Moms i den digitale tidsalder“)
- YouGov på vegne af easybill: Undersøgelse om pligten til at udstede e‑fakturaer, juni 2026
