Der Bundesrat hat am 10. Juli 2026 einer grundlegend überarbeiteten Verwaltungsvorschrift für steuerliche Außenprüfungen zugestimmt. Die bisherige Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) wird damit durch die neue Außenprüfungsordnung (ApO) ersetzt. Das klingt zunächst nach einer rein formalen Umbenennung, bringt aber durchaus inhaltliche Neuerungen mit sich, die Unternehmen und Selbstständige kennen sollten.
Warum der neue Name?
Der Begriff “Betriebsprüfungsordnung” hatte einen entscheidenden Schönheitsfehler: Er erweckte den Eindruck, die Vorschrift gelte nur für gewerbliche Betriebe. Tatsächlich erfasst die Regelung aber alle Außenprüfungen im Sinne der Abgabenordnung, also auch Prüfungen bei Freiberuflern, Vereinen oder Privatpersonen. Der neue Name “Außenprüfungsordnung” spiegelt das genauer wider.
Das Ziel: Schnellere Prüfungen
Ein zentrales Anliegen der Reform ist die Beschleunigung von Betriebsprüfungen. Bereits das DAC7-Umsetzungsgesetz von 2022 hatte die Abgabenordnung in diesem Punkt geändert. Die ApO setzt diese Vorgaben nun auf Verwaltungsebene um. Konkret bedeutet das:
- Prüfungen sollen grundsätzlich zeitnah nach Ablauf des letzten geprüften Steuerzeitraums beginnen.
- Die sogenannte Ablaufhemmung, die das Ende der Festsetzungsfrist hinauszögern kann, endet spätestens fünf Jahre nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung. Das schützt Steuerpflichtige vor ewig offenen Prüfungszeiträumen.
- Der frühere Sonderstatus der “zeitnahen Betriebsprüfung” als eigene Kategorie entfällt, weil künftig alle Prüfungen zeitnah durchgeführt werden sollen.
Risikoorientierte Prüfungsauswahl
Die Finanzbehörden sollen Prüfungen künftig stärker nach Risikogesichtspunkten auswählen. Das heißt, nicht jeder Betrieb wird gleich oft geprüft. Internationale Erkenntnisse aus Risikobewertungsverfahren fließen dabei in die Auswahl ein. Großbetriebe und Konzerne werden weiterhin grundsätzlich lückenlos geprüft, also unmittelbar im Anschluss an den vorherigen Prüfungszeitraum. Allerdings gibt es nun erstmals klare Kriterien, wann ausnahmsweise auf eine solche Anschlussprüfung verzichtet werden kann.
Rahmenvereinbarungen: Mehr Planbarkeit für Unternehmen
Neu ist die ausdrückliche Regelung zu sogenannten Rahmenvereinbarungen zwischen Finanzamt und Steuerpflichtigem. Unternehmen können mit der Prüfungsstelle verbindlich festlegen, wie die Zusammenarbeit während der Prüfung konkret abläuft. Möglich sind zum Beispiel:
- ein gemeinsamer Ablaufplan für die gesamte Prüfung,
- Fristen für Fragen und Antworten zwischen Prüfer und Unternehmen,
- Absprachen über Erreichbarkeiten und Kommunikationswege.
Nicht vereinbart werden kann dagegen etwa ein vollständiger Verzicht auf bestimmte Prüfungsfelder oder eine Prüfung ausschließlich außerhalb der Geschäftsräume des Unternehmens.
Teilabschlussbescheid und digitale Unterlagen
Die ApO regelt außerdem den Umgang mit Teilabschlussbescheiden. Damit können einzelne, bereits abgeschlossene Prüfungspunkte schon während der laufenden Prüfung verbindlich festgestellt werden, ohne das Gesamtergebnis abwarten zu müssen. Zudem dürfen Unterlagen, die digital übergeben werden, auf gesicherten Systemen gespeichert und verarbeitet werden.
Was bedeutet das in der Praxis?
Für Unternehmen und Selbstständige bringt die ApO mehr Klarheit über Ablauf und Dauer von Betriebsprüfungen. Die Möglichkeit, Rahmenvereinbarungen zu treffen, gibt mehr Planbarkeit im Prüfungsalltag. Wer mit einer Außenprüfung konfrontiert wird oder sich vorbereiten möchte, sollte die neuen Spielregeln kennen. Im konkreten Fall empfiehlt sich steuerlicher Beistand, da die Details der ApO erheblichen Einfluss auf Strategie und Verhalten während einer Prüfung haben können.
Quelle: Haufe: Steuer
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