Wer seinen Steuerberater bevollmächtigt, ihn gegenüber Sozialversicherungsträgern zu vertreten, kennt das lästige Prozedere: Immer wieder müssen Vollmachten schriftlich eingereicht und nachgewiesen werden. Das soll sich bald grundlegend ändern.
Was ist die Vollmachtsdatenbank in der Sozialversicherung?
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) und das Bundesministerium der Finanzen (BMF) haben die sogenannten Gemeinsamen Grundsätze für eine neue Vollmachtsdatenbank in der Sozialversicherung (VDB SV) genehmigt. Die Datenbank wird von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) betrieben und soll Generalvollmachten künftig zentral, elektronisch und maschinenlesbar speichern.
Konkret bedeutet das: Steuerberater müssen Sozialversicherungsträgern und anderen berechtigten Stellen ihre Bevollmächtigung nicht mehr jedes Mal neu schriftlich belegen. Ein einmaliges Hinterlegen der Vollmacht in der Datenbank reicht aus.
Wie funktioniert das technisch?
Die Übermittlung der Vollmachtsdaten erfolgt über systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme, also Software, die in der Lohnbuchhaltung eingesetzt wird. Die Grundsätze regeln dabei umfassend, wie die Authentifizierung der Nutzer abläuft, wie Änderungen und Widerrufe einer Vollmacht verarbeitet werden und wie lange Daten aufbewahrt oder gelöscht werden. Auch der Datenzugriff ist auf berechtigte Stellen beschränkt, was den Datenschutz sicherstellen soll.
Wann gelten die neuen Regelungen?
Die Regelungen treten zum 1. Januar 2028 in Kraft. In einer ersten Phase ist die Nutzung der Datenbank freiwillig. Ab dem 1. Januar 2030 wird der Abruf der Vollmachtsinformationen verpflichtend, sobald ein Vollmachtsnachweis gegenüber einer berechtigten Stelle erforderlich ist. Steuerberater und ihre Mandanten haben also noch etwas Zeit, sich auf das neue System einzustellen.
Was bedeutet das für Unternehmen und deren Steuerberater?
Für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung und sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten über einen Steuerberater abwickeln, vereinfacht sich der Verwaltungsaufwand spürbar. Der wiederholte Nachweis der Bevollmächtigung entfällt, sobald die Vollmacht einmal digital hinterlegt ist.
- Weniger Papierkram bei Betriebsprüfungen durch Sozialversicherungsträger
- Schnellere Kommunikation zwischen Steuerberater und Behörden
- Einheitlicher Standard für alle Sozialversicherungsträger
Die BStBK bewertet das Projekt ausdrücklich als Beitrag zum Bürokratieabbau und zur Digitalisierung der Steuerberatung. Ob und wie die eigene Kanzlei oder der beauftragte Steuerberater die Umstellung vorbereitet, lässt sich am besten im direkten Gespräch klären.
Rechtsgrundlage ist § 105a SGB IV in der ab 1. Januar 2028 geltenden Fassung. Die technischen Details sind in zwei Anlagen zu den Gemeinsamen Grundsätzen festgelegt, die Datensätze und Datenbausteine sowie den Kreis der abrufbefugten Stellen definieren.
Kilde: Haufe: Skat
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