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Anwaltliches Inkasso oder Inkassobüro

Recht & Steuern Reese Flensburg
21.10.2026
Allgemeines
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Inkassobüro und Kanzlei dürfen beide Forderungen einziehen, und für den Schuldner kosten sie im Grundsatz gleich viel. Die Unterschiede liegen woanders: bei den Kosten für den Gläubiger, bei der Vertretung nach einem Widerspruch und bei der steuerlichen Behandlung. Wir zeigen, welcher Weg zu welcher Forderung passt.

Anwaltliches Inkasso oder Inkassobüro

Anwaltliches Inkasso oder Inkassobüro: Was passt zu Ihrer Forderung?

Die Rechnung ist seit Wochen fällig, die Mahnung blieb ohne Antwort. Spätestens jetzt stellt sich die Frage, wer die Forderung weiter verfolgt. Zur Wahl stehen ein Inkassounternehmen und eine Anwaltskanzlei. Beide werben damit, offene Rechnungen schnell und für den Gläubiger günstig einzutreiben, und beide haben recht, nur nicht für jede Forderung.

Die Kosten, die der Schuldner erstatten muss, sind bei beiden Wegen an dieselbe Obergrenze gebunden, und die Inkassoreform von 2021 hat sie für unbestrittene Forderungen zusätzlich gesenkt. Wer die Wahl allein am Preis festmacht, übersieht deshalb die eigentlichen Unterschiede. Wir zeigen, was Inkassounternehmen und Kanzleien dürfen, wer welche Kosten trägt, was nach einem Widerspruch des Schuldners geschieht und welche steuerlichen Fragen beim Inkasso und beim Forderungsverkauf auftauchen. Am Ende steht eine Entscheidungshilfe für die Praxis.

Wer darf Forderungen einziehen?

Inkassounternehmen

Wer fremde Forderungen als eigenes Geschäft einzieht, braucht eine Registrierung nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz (§ 10 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 RDG). Voraussetzung sind unter anderem Sachkunde, persönliche Zuverlässigkeit und eine Berufshaftpflichtversicherung. Seit 2021 umfasst die Inkassodienstleistung ausdrücklich auch die auf die Einziehung bezogene rechtliche Prüfung und Beratung (§ 2 Abs. 2 RDG). Ein Inkassounternehmen darf also prüfen, ob die Forderung besteht, und den Gläubiger dazu beraten, soweit es um ihre Einziehung geht.

Die Aufsicht über Inkassodienstleister lag früher bei den Ländern, verteilt auf mehr als 30 Gerichte. Seit dem 1. Januar 2025 ist sie beim Bundesamt für Justiz gebündelt. Ob ein Unternehmen registriert ist, lässt sich im öffentlichen Rechtsdienstleistungsregister nachprüfen.

Anwaltskanzleien

Rechtsanwälte dürfen Forderungen ohne gesonderte Registrierung einziehen. Sie unterliegen der Aufsicht ihrer Rechtsanwaltskammer und sind ebenfalls zur Berufshaftpflichtversicherung verpflichtet. Anders als ein Inkassounternehmen ist eine Kanzlei nicht auf den Forderungseinzug beschränkt. Sie berät auch zum zugrunde liegenden Vertrag, zu Gegenansprüchen des Schuldners und zur Klage, und sie vertritt den Gläubiger vor Gericht.

Gleiche Pflichten gegenüber Privatpersonen

Machen Inkassounternehmen oder Anwälte eine Forderung gegen eine Privatperson geltend, gelten für beide dieselben Informationspflichten (§ 13a RDG, § 43d BRAO). Schon das erste Schreiben muss unter anderem den Auftraggeber, den Forderungsgrund, bei verlangten Zinsen eine Zinsberechnung und die Inkassokosten nach Art, Höhe und Entstehungsgrund nennen. Vor einer Stundungs- oder Ratenzahlungsvereinbarung ist auf die dadurch entstehenden Kosten hinzuweisen, vor einem Schuldanerkenntnis auf die Einwendungen und Einreden, die der Schuldner damit in der Regel verliert. Gegenüber Unternehmern gelten diese Pflichten nicht.

Was der Schuldner erstatten muss

Ist der Schuldner in Verzug, muss er die Kosten der Rechtsverfolgung als Verzugsschaden ersetzen. Das gilt für das Inkassobüro ebenso wie für die Kanzlei. Die Verzugspauschale von 40 Euro, die der Gläubiger von Schuldnern verlangen kann, die keine Verbraucher sind, wird auf diese Kosten angerechnet (§ 288 Abs. 5 BGB).

Die Höhe ist für beide Wege an dieselbe Grenze gebunden. Inkassokosten sind nur bis zu dem Betrag erstattungsfähig, den ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz verlangen könnte (§ 13e RDG). Seit Oktober 2021 gelten für unbestrittene Forderungen niedrigere Sätze. Mehr als eine 0,9‑Geschäftsgebühr ist dann nur bei besonders umfangreichen oder schwierigen Fällen zulässig. In einfachen Fällen, etwa wenn der Schuldner schon auf die erste Zahlungsaufforderung zahlt, ist die Gebühr auf 0,5 begrenzt (Nr. 2300 VV RVG). Kommt eine Ratenzahlungsvereinbarung zustande, kann zusätzlich eine ermäßigte Einigungsgebühr von 0,7 anfallen, berechnet aus der Hälfte der Forderung (§ 31b RVG).

Daraus folgt: Für die außergerichtliche Tätigkeit muss der Schuldner beim Inkassobüro höchstens so viel erstatten wie bei der Kanzlei. Werden beide nacheinander tätig, muss der Schuldner die doppelten Kosten grundsätzlich nicht tragen. Erstattet wird nur, was bei alleiniger Beauftragung des Anwalts angefallen wäre (§ 13f RDG). Das gilt nicht, wenn der Schuldner die Forderung erst bestreitet, nachdem das Inkassobüro beauftragt war, und der Gläubiger deshalb einen Anwalt einschaltet.

Was der Gläubiger selbst trägt

Spürbar werden die Unterschiede erst, wenn beim Schuldner nichts zu holen ist. Dann bleiben die Kosten beim Gläubiger, soweit er nichts anderes vereinbart hat.

Beim Inkassounternehmen sind erfolgsabhängige Modelle verbreitet: Der Gläubiger zahlt nur eine Provision auf eingezogene Beträge, im Misserfolgsfall nichts oder eine Pauschale. Manche Anbieter arbeiten mit Mitgliedsbeiträgen oder Fallpauschalen. Wie viel der Gläubiger am Ende tatsächlich erhält, steht im Vertrag, nicht im Werbeprospekt. Es lohnt sich, dort auf Provisionen, Auslagen und die Verrechnung von Zahlungen des Schuldners zu achten.

Bei der Kanzlei richtet sich die Vergütung grundsätzlich nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz. Seit Oktober 2021 dürfen auch Anwälte für Inkassotätigkeiten ein Erfolgshonorar vereinbaren (§ 4a Abs. 1 RVG). Das gilt für Forderungen bis 2.000 Euro und, unabhängig von der Höhe, für den außergerichtlichen Forderungseinzug, das gerichtliche Mahnverfahren und die Vollstreckung in bewegliches Vermögen. Für unpfändbare Forderungen ist ein Erfolgshonorar ausgeschlossen. Das Argument „nur bei Erfolg” ist damit kein Alleinstellungsmerkmal des Inkassobüros mehr.

Forderungsverkauf: Einige Inkassounternehmen kaufen Forderungen auch an. Der Gläubiger erhält sofort Geld und ist das Ausfallrisiko los, verkauft aber deutlich unter dem Nennwert. Bei zahlungsgestörten Forderungen ist der Abschlag oft erheblich. Was das umsatzsteuerlich bedeutet, erläutern wir unten.

Der entscheidende Unterschied: der Widerspruch

Inkassounternehmen dürfen den Gläubiger nicht nur außergerichtlich vertreten. Sie dürfen auch den Mahnbescheid beantragen, das Mahnverfahren bis zur Abgabe an das Streitgericht führen und wegen Geldforderungen in das bewegliche Vermögen des Schuldners vollstrecken, etwa durch Kontopfändung oder Sachpfändung (§ 79 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 ZPO). Ausgenommen sind alle Handlungen, die ein streitiges Verfahren einleiten oder in einem streitigen Verfahren vorzunehmen sind.

Legt der Schuldner gegen den Mahnbescheid Widerspruch ein, darf das Inkassobüro weder das streitige Verfahren beantragen noch den Gläubiger darin vertreten. Ein Beispiel: Ein Tischlereibetrieb aus Flensburg hat eine Einbauküche geliefert, die Rechnung über 6.800 Euro bleibt offen. Das Inkassobüro beantragt einen Mahnbescheid, der Kunde widerspricht und beruft sich auf Mängel an den Fronten. Für das streitige Verfahren vor dem Amtsgericht muss der Betrieb nun entweder selbst auftreten oder eine Kanzlei beauftragen. Die muss sich in den Fall einarbeiten, Auftrag, Abnahme und Mängelrügen sichten und den Anspruch begründen. Bis dahin sind oft mehrere Wochen vergangen.

Für Forderungen, bei denen Einwände absehbar sind, ist der direkte Weg zur Kanzlei deshalb meist der kürzere. Hat der Kunde schon vor dem Mahnverfahren Mängel gerügt oder die Rechnung beanstandet, ist ein Widerspruch fast sicher. Dann kann sogar die sofortige Klage sinnvoller sein als der Mahnbescheid. Wann der Mahnbescheid trotzdem wichtig ist, etwa um die Verjährung zum Jahresende zu hemmen, erläutern wir in unserem Beitrag zur Verjährung zum Jahresende.

Wann ein Inkassobüro sinnvoll sein kann

Inkassounternehmen sind auf das Massengeschäft eingerichtet. Ihre Stärken liegen dort, wo viele gleichartige Forderungen nach einem festen Ablauf bearbeitet werden:

Viele kleine, unstreitige Forderungen, etwa aus Abonnements, Mitgliedschaften oder dem Onlinehandel, bei denen es selten Streit über die Leistung gibt.
Automatisierte Abläufe: Schnittstellen zur Buchhaltung, Adressermittlung und Bonitätsdaten machen die Bearbeitung großer Fallzahlen effizient.
Langzeitüberwachung titulierter Forderungen: Bei Schuldnern, die derzeit nichts haben, beobachten manche Anbieter über Jahre, ob sich die Vermögenslage bessert.
Forderungsankauf, wenn sofortige Liquidität wichtiger ist als der volle Betrag.

Vor der Beauftragung sollte der Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister geprüft und der Vertrag genau gelesen werden. Gegenüber Privatpersonen muss ein Inkassounternehmen seine Aufsichtsbehörde nennen und seine Kosten aufschlüsseln. Fehlen diese Angaben in den Musterschreiben, ist Vorsicht geboten.

Wann der Weg zur Kanzlei kürzer ist

Eine Kanzlei ist in der Regel die bessere Wahl, wenn es um einzelne Forderungen geht, bei denen der Fall mehr verlangt als einen Standardablauf:

Einwände sind absehbar, etwa wegen behaupteter Mängel, einer Aufrechnung mit Gegenforderungen oder Streit über den Leistungsumfang.
Höhere Beträge im Geschäftsverkehr, bei denen sich eine genaue Prüfung von Vertrag, AGB und Sicherheiten wie dem Eigentumsvorbehalt lohnt.
Die Geschäftsbeziehung soll bestehen bleiben. Ein individuelles anwaltliches Schreiben, gegebenenfalls mit einem Vergleichsvorschlag, wird von Geschäftskunden oft anders aufgenommen als ein standardisiertes Inkassoschreiben.
Die Verjährung droht. Dann muss schnell entschieden werden, ob Mahnbescheid oder Klage der richtige Weg ist.
Rechtliche und steuerliche Fragen hängen zusammen, etwa bei der Umsatzsteuerberichtigung oder der Wertberichtigung im Jahresabschluss.

Der Vorteil liegt dann vor allem darin, dass eine Kanzlei den Fall von der ersten Zahlungsaufforderung bis zum Urteil und zur Vollstreckung durchgehend betreuen kann, ohne Wechsel und ohne doppelte Einarbeitung.

Steuerliche Aspekte

Umsatzsteuer auf Inkasso- und Anwaltskosten

Inkassounternehmen und Kanzleien stellen ihre Vergütung in der Regel mit Umsatzsteuer in Rechnung. Ob der Schuldner diese Umsatzsteuer erstatten muss, hängt vom Gläubiger ab. Ist der Gläubiger zum Vorsteuerabzug berechtigt, belastet ihn die Umsatzsteuer wirtschaftlich nicht. Er kann vom Schuldner deshalb nur die Nettokosten verlangen. Wer die Umsatzsteuer gegenüber einer Privatperson trotzdem mit einfordert, muss ausdrücklich erklären, dass der Auftraggeber sie nicht als Vorsteuer abziehen kann. Das gilt für Inkassounternehmen und Anwälte gleichermaßen (§ 13a Abs. 1 Nr. 6 RDG, § 43d Abs. 1 Nr. 6 BRAO). Kleinunternehmer und andere Gläubiger ohne Vorsteuerabzug können die Bruttokosten geltend machen.

Kosten und Erstattungen in der Gewinnermittlung

Inkassoprovisionen, Anwaltsgebühren und Gerichtskosten für betriebliche Forderungen sind Betriebsausgaben. Erstattet der Schuldner sie später, sind die Erstattungen Betriebseinnahmen. Das gilt unabhängig davon, ob ein Inkassobüro oder eine Kanzlei tätig war.

Forderungsverkauf: Die Umsatzsteuer folgt nicht dem Kaufpreis

Wer eine Forderung unter dem Nennwert an ein Inkassounternehmen verkauft, kann die Umsatzsteuer nicht einfach auf Grundlage des Kaufpreises berichtigen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung bestimmt sich das Entgelt in diesem Fall nach dem, was der Kunde tatsächlich zahlt, nicht nach dem Erlös aus dem Verkauf (Abschn. 17.1 Abs. 6 UStAE). Der Verkäufer darf seine Umsatzsteuer nur in dem Umfang mindern, in dem er die Uneinbringlichkeit nachweist. Dafür muss er wissen, was der Käufer beim Schuldner eingezogen hat. Ein Forderungskaufvertrag sollte den Käufer deshalb verpflichten, die eingezogenen Beträge mitzuteilen.

In der Bilanz scheidet die verkaufte Forderung aus. Der Verlust aus dem Verkauf mindert den Gewinn, wobei der Umsatzsteueranteil nach den eben beschriebenen Regeln gesondert zu behandeln ist. Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist der Kaufpreis eine Betriebseinnahme, weil die Forderung zuvor nicht als Einnahme erfasst war.

Forderungen im laufenden Inkasso

Solange eine Forderung beim Inkassobüro oder in der Kanzlei liegt, bleibt sie in den Büchern des Gläubigers. Ob sie zum Bilanzstichtag wertzuberichtigen ist und wann die Umsatzsteuer wegen Uneinbringlichkeit berichtigt werden darf, hängt vom Stand des Verfahrens ab. Ein dokumentierter Verlauf vom Mahnwesen bis zur Vollstreckung hilft hier bei der Begründung gegenüber dem Finanzamt. Einzelheiten dazu in unserem Leitfaden Forderungsmanagement für kleine Unternehmen.

Entscheidungshilfe: Inkassobüro oder Kanzlei?

Kriterium	Eher Inkassobüro	Eher Kanzlei
Art der Forderungen	Viele gleichartige Kleinforderungen	Einzelne Forderungen, höhere Beträge
Schuldner	Privatkunden im Massengeschäft	Geschäftskunden, Stammkunden
Streitrisiko	Forderung unstreitig, Leistung unbeanstandet	Mängel, Aufrechnung oder Einwände absehbar
Verfahren	Außergerichtlich, Mahnverfahren, Vollstreckung in bewegliches Vermögen	Zusätzlich Klage und streitiges Verfahren
Geschäftsbeziehung	Spielt keine große Rolle	Soll erhalten bleiben
Liquidität	Forderungsankauf gewünscht	Voller Betrag soll durchgesetzt werden
Begleitfragen	Keine	Vertrag, AGB, Sicherheiten, Steuern

Oft ist die Antwort nicht entweder oder. Ein Unternehmen kann seine kleinteiligen Privatkundenforderungen einem Inkassobüro übergeben und strittige oder größere Fälle direkt an die Kanzlei geben. Wichtig ist, die Entscheidung früh zu treffen, damit nicht dieselbe Forderung zwei Stellen durchläuft.

Recht und Steuern aus einer Hand

Ob eine Forderung durchsetzbar ist, entscheidet das Zivilrecht. Was ein Ausfall, ein Verkauf oder eine Kostenerstattung bei Umsatzsteuer und Gewinn bedeutet, entscheidet das Steuerrecht. In vielen Betrieben sind dafür unterschiedliche Berater zuständig.

Ina Reese ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht und Steuerberaterin. In unserem Forderungsmanagement übernehmen wir die Durchsetzung von der anwaltlichen Zahlungsaufforderung über das Mahnverfahren bis zur Zwangsvollstreckung und vertreten Sie auch im streitigen Verfahren. Die steuerliche Seite von Forderungsausfällen und Forderungsverkäufen klären wir in unserer Steuerberatung. Warum diese Verbindung im Alltag Zeit und Abstimmung spart, beschreiben wir im Beitrag Steuerberatung und Rechtsberatung aus einer Hand.

Häufige Fragen zum Inkasso

Ist anwaltliches Inkasso teurer als ein Inkassobüro?

Für den Schuldner nicht. Die erstattungsfähigen Inkassokosten sind auf die Anwaltsvergütung begrenzt, beide Wege führen also zu denselben Höchstbeträgen. Für den Gläubiger hängt es von der Vereinbarung ab. Inkassobüros arbeiten häufig erfolgsabhängig, Kanzleien dürfen für Inkassotätigkeiten seit 2021 ebenfalls ein Erfolgshonorar vereinbaren.

Darf ein Inkassobüro einen Mahnbescheid beantragen?

Ja. Inkassounternehmen dürfen das gerichtliche Mahnverfahren bis zur Abgabe an das Streitgericht führen und aus dem Vollstreckungsbescheid in das bewegliche Vermögen vollstrecken. Eine Klage erheben oder den Gläubiger im streitigen Verfahren vertreten dürfen sie nicht.

Kann ich nach dem Inkassobüro noch einen Anwalt beauftragen?

Ja, jederzeit. Die Mehrkosten durch den Wechsel muss der Schuldner aber grundsätzlich nicht erstatten. Er trägt nur die Kosten, die bei alleiniger Beauftragung des Anwalts entstanden wären. Etwas anderes gilt, wenn der Schuldner die Forderung erst nach der Beauftragung des Inkassobüros bestritten hat.

Woran erkenne ich ein seriöses Inkassounternehmen?

Am Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister, an einem verständlichen Vertrag mit klaren Angaben zu Provisionen und Auslagen und an Schreiben, die die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Dazu gehört gegenüber Privatpersonen die Nennung der zuständigen Aufsichtsbehörde, seit 2025 das Bundesamt für Justiz.

Zusammengefasst

Inkassounternehmen brauchen eine Registrierung nach dem RDG und stehen seit 2025 unter Aufsicht des Bundesamts für Justiz. Anwälte dürfen Forderungen ohne Registrierung einziehen.
Inkassokosten sind nur bis zur Höhe der Anwaltsvergütung erstattungsfähig. Für den Schuldner ist das Inkassobüro also nicht teurer als die Kanzlei. Doppelte Kosten durch einen Wechsel sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.
Erfolgshonorare gibt es bei beiden. Kanzleien dürfen sie seit 2021 für Inkassotätigkeiten vereinbaren.
Nach einem Widerspruch gegen den Mahnbescheid darf das Inkassobüro den Gläubiger im streitigen Verfahren nicht vertreten. Bei absehbaren Einwänden ist die Kanzlei deshalb meist der kürzere Weg.
Inkassobüros spielen ihre Stärken bei vielen kleinen, unstreitigen Forderungen und beim Forderungsankauf aus.
Vorsteuerabzugsberechtigte Gläubiger erhalten vom Schuldner nur die Nettokosten. Beim Forderungsverkauf richtet sich die Umsatzsteuerberichtigung nach dem tatsächlich eingezogenen Betrag, nicht nach dem Kaufpreis.

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