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Forderungsmanagement für kleine Unternehmen

Recht & Steuern Reese Flensburg
21.10.2026
Allgemeines
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Viele Zahlungsausfälle lassen sich vermeiden, bevor die Rechnung geschrieben ist. Wir zeigen, wie kleine Unternehmen Forderungen absichern, ein festes Mahnwesen aufbauen und offene Rechnungen bis zur Vollstreckung durchsetzen und was dabei steuerlich gilt.

Forderungsmanagement für kleine Unternehmen

Forderungsmanagement für kleine Unternehmen: Vom Vertrag bis zur Vollstreckung

In kleinen Betrieben gibt es selten eine eigene Buchhaltungsabteilung, die offene Posten verfolgt. Rechnungen schreibt der Inhaber am Abend, Zahlungseingänge prüft er, wenn Zeit bleibt. Bleibt eine Zahlung aus, wird oft lange gewartet, weil man den Kunden nicht verärgern möchte. Für einen Betrieb mit wenigen großen Aufträgen kann schon eine einzige ausgefallene Rechnung die Liquidität eines ganzen Monats binden.

Forderungsmanagement bedeutet nicht, Kunden mit Mahnungen zu überziehen. Es ist ein fester Ablauf, der vor dem Vertragsschluss beginnt und mit der Zahlung endet, notfalls über das Gericht. Wir zeigen, welche Regeln für Zahlungsziele gelten, wie ein Mahnwesen funktioniert, wann sich ein Inkassobüro oder ein Anwalt lohnt, wie der Weg vom Mahnbescheid zur Vollstreckung aussieht und was Forderungsausfälle steuerlich bedeuten.

Forderungsmanagement beginnt vor der Rechnung

Die wirksamsten Maßnahmen gegen Zahlungsausfälle greifen, bevor die Leistung erbracht ist. Später lassen sie sich kaum noch nachholen.

Zahlungsziele: Was zulässig ist

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen sind Zahlungsziele frei verhandelbar, aber nicht grenzenlos. Ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen nach Empfang der Leistung oder Zugang der Rechnung ist nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und für den Gläubiger nicht grob unbillig ist (§ 271a Abs. 1 BGB). Ist die Zahlung erst nach einer Prüfung oder Abnahme fällig, gilt für die Prüf- oder Abnahmefrist eine entsprechende Grenze von 30 Tagen (§ 271a Abs. 3 BGB). Bei öffentlichen Auftraggebern sind die Grenzen enger: Mehr als 30 Tage brauchen eine sachliche Rechtfertigung, mehr als 60 Tage sind unwirksam.

Für kleine Lieferanten ist das wichtig gegenüber großen Abnehmern, die lange Zahlungsziele durchsetzen wollen. Steht die Frist in den Einkaufsbedingungen des Kunden, gilt sogar eine strengere Grenze: Mehr als 30 Tage nach Empfang der Leistung oder Zugang der Rechnung sind dort im Zweifel unangemessen lang und damit unwirksam (§ 308 Nr. 1a BGB). Das gilt auch zwischen Unternehmen. Eine unwirksame Fristvereinbarung lässt den übrigen Vertrag bestehen, es gelten dann die gesetzlichen Regeln. Für Verträge mit Verbrauchern und für Abschlagszahlungen gilt § 271a BGB nicht.

Abschläge und Vorkasse

Wer über Wochen oder Monate vorleistet, trägt das größte Risiko. Bei Werkverträgen kann der Unternehmer Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der erbrachten Leistungen verlangen (§ 632a BGB). Bei Neukunden, Sonderanfertigungen und größeren Aufträgen sind eine Anzahlung bei Auftragserteilung oder ein Zahlungsplan nach Bauabschnitten üblich und durchsetzbar, wenn sie im Vertrag stehen.

Stellt sich nach Vertragsschluss heraus, dass der Kunde wahrscheinlich nicht zahlen kann, muss niemand sehenden Auges weiter vorleisten. Der Vorleistungspflichtige darf seine Leistung verweigern, bis der Kunde zahlt oder Sicherheit leistet (§ 321 BGB). Er kann ihm dafür eine angemessene Frist setzen und nach deren Ablauf vom Vertrag zurücktreten.

Eigentumsvorbehalt

Wer Waren liefert, sollte sich das Eigentum bis zur vollständigen Bezahlung vorbehalten (§ 449 BGB). Der einfache Eigentumsvorbehalt hilft aber nur, solange die Ware unverändert beim Kunden steht. Verkauft der Kunde sie weiter oder verarbeitet er sie, geht er in der Regel unter. Dagegen schützen der verlängerte Eigentumsvorbehalt, bei dem der Kunde seine Forderung aus dem Weiterverkauf im Voraus abtritt, und eine Verarbeitungsklausel. Beides muss ausdrücklich vereinbart sein, in der Praxis meist in den AGB.

Wichtig für die Durchsetzung: Herausverlangen kann der Verkäufer die Ware erst, wenn er vom Vertrag zurückgetreten ist (§ 449 Abs. 2 BGB).

AGB, die tatsächlich gelten

Zahlungsbedingungen, Eigentumsvorbehalt und Verzugsregeln stehen meist in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Sie wirken nur, wenn sie wirksam in den Vertrag einbezogen sind. Ein Abdruck auf der Rückseite der Rechnung kommt zu spät, weil der Vertrag dann schon geschlossen ist. Verweisen beide Seiten auf eigene AGB, gelten widersprechende Klauseln in der Regel nicht. Der einfache Eigentumsvorbehalt wirkt nach der Rechtsprechung meist trotzdem. Der verlängerte Eigentumsvorbehalt scheitert dagegen häufig an einer Abwehrklausel in den Einkaufsbedingungen des Kunden. Wer mit großen Abnehmern arbeitet, sollte deshalb wissen, welche Bedingungen im Ernstfall tatsächlich gelten.

Kunden kennen: Bonität prüfen

Bei Neukunden und größeren Aufträgen lohnt ein kurzer Blick auf die Zahlungsfähigkeit. Öffentlich zugänglich sind das Handelsregister und die Insolvenzbekanntmachungen. Ins Schuldnerverzeichnis der Vollstreckungsgerichte darf einsehen, wer darlegt, dass er damit wirtschaftliche Nachteile durch zahlungsunfähige Vertragspartner abwenden will (§ 882f Abs. 1 Nr. 4 ZPO). Hinzu kommen kostenpflichtige Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien.

Ist der Kunde eine natürliche Person, etwa ein Einzelunternehmer oder ein Privatkunde, ist die Bonitätsabfrage eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie ist zulässig, wenn ein berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das ist in der Regel der Fall, wenn der Unternehmer in Vorleistung geht und ein echtes Ausfallrisiko trägt. Der Kunde muss darüber informiert werden (Art. 13, 14 DSGVO), etwa in der Datenschutzerklärung oder im Angebot.

Die Rechnung als Grundlage

Eine Forderung lässt sich nur so gut durchsetzen, wie sie dokumentiert ist. Die Rechnung sollte die Leistung genau beschreiben, auf Auftrag, Lieferschein oder Abnahmeprotokoll Bezug nehmen und ein eindeutiges Fälligkeitsdatum nennen.

Für den Zahlungsverzug ist die Rechnung entscheidend. Im Geschäftsverkehr kommt der Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ein Satz wie „Wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen, kommen Sie in Verzug” gehört deshalb auf jede Rechnung an Privatkunden.

Ein Zahlungsdatum, das der Unternehmer einseitig auf die Rechnung schreibt, löst nach der Rechtsprechung noch keinen Verzug ohne Mahnung aus. Dafür muss der Termin im Vertrag vereinbart sein. Wer früher als nach 30 Tagen Verzugszinsen verlangen will, mahnt nach Ablauf des Zahlungsziels einmal ausdrücklich.

Ab 2027 kommt für viele Unternehmen die Pflicht zur E‑Rechnung hinzu. Mehr dazu in unserem Beitrag zur E‑Rechnung ab 2027.

Ein festes Mahnwesen

Rechtlich genügt eine einzige Mahnung, um den Schuldner in Verzug zu setzen (§ 286 Abs. 1 BGB). Die verbreitete Vorstellung, vor einem Mahnbescheid seien drei Mahnungen nötig, ist falsch. Ein festes Mahnwesen dient deshalb nicht der Erfüllung von Formalien, sondern der Verlässlichkeit: Jede offene Rechnung wird zum selben Zeitpunkt gleich behandelt, unabhängig davon, wie viel im Betrieb gerade los ist.

Ein bewährter Ablauf für kleine Unternehmen:

Am Fälligkeitstag: Zahlungseingang prüfen. Offene Posten kommen auf eine Wiedervorlageliste.
Etwa eine Woche nach Fälligkeit: freundliche Zahlungserinnerung, gern auch telefonisch. Oft ist die Rechnung nur liegen geblieben oder an die falsche Adresse gegangen.
Zwei Wochen später: Mahnung mit konkreter Zahlungsfrist und Hinweis auf Verzugszinsen.
Nach Ablauf der Frist: letzte Zahlungsaufforderung mit Ankündigung gerichtlicher Schritte, dann die Übergabe an die Kanzlei oder der Antrag auf einen Mahnbescheid.

Wichtig ist, dass im Betrieb eine Person für die Wiedervorlage zuständig ist und die angekündigten Schritte auch folgen. Eine angedrohte Konsequenz, die ausbleibt, verlängert jede weitere Wartezeit.

Mit dem Verzug entsteht ein Anspruch auf Verzugszinsen: gegenüber Verbrauchern fünf, gegenüber anderen Schuldnern neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Ist der Schuldner kein Verbraucher, kommt eine Pauschale von 40 Euro pro Forderung hinzu (§ 288 BGB). Was diese Ansprüche wert sind und warum eine Mahnung die Verjährung nicht aufhält, erläutern wir in unserem Beitrag Verjährung zum Jahresende.

Lieferstopp in laufenden Geschäftsbeziehungen

Zahlt ein Stammkunde nicht, stellt sich die Frage, ob weitere Aufträge noch ausgeführt werden müssen. Bei Teillieferungen aus demselben Vertrag darf der Unternehmer weitere Lieferungen zurückhalten, solange frühere fällige Rechnungen offen sind (§ 320 BGB). Ist er vorleistungspflichtig, hilft ihm unter Umständen die Unsicherheitseinrede (§ 321 BGB). Bei verschiedenen Aufträgen aus einer laufenden Geschäftsbeziehung kommt ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB in Betracht, unter Kaufleuten auch nach § 369 HGB. Rahmenverträge mit festen Lieferpflichten können das einschränken. Ein Lieferstopp sollte deshalb vorher geprüft und dem Kunden schriftlich angekündigt werden.

Inkassobüro oder Anwalt?

Bleibt die Zahlung trotz Mahnung aus, stehen kleine Unternehmen oft vor der Wahl zwischen einem Inkassodienstleister und einer Anwaltskanzlei. Beide dürfen außergerichtlich Forderungen einziehen. Die Unterschiede liegen in den Kosten und in dem, was nach einem Widerspruch des Schuldners geschieht.

Kosten: Die erstattungsfähigen Inkassokosten sind auf die Anwaltsvergütung begrenzt. Der Gläubiger kann vom Schuldner höchstens den Betrag verlangen, den ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit berechnen dürfte (§ 13e RDG). Seit Oktober 2021 gelten für unbestrittene Forderungen zudem niedrigere Gebührensätze: In der Regel ist die Gebühr auf 0,9 begrenzt, in einfachen Fällen auf 0,5. Ein einfacher Fall liegt meist vor, wenn der Schuldner innerhalb von zwei Wochen nach der ersten Zahlungsaufforderung zahlt (Nr. 2300 VV RVG). Wer erst ein Inkassobüro und dann einen Anwalt beauftragt, bekommt die doppelten Kosten grundsätzlich nicht erstattet (§ 13f RDG). Zahlt der Schuldner gar nicht, trägt der Gläubiger das Kostenrisiko, soweit er keine erfolgsabhängige Vergütung vereinbart hat.

Vertretung vor Gericht: Inkassodienstleister dürfen das gerichtliche Mahnverfahren betreiben und in bewegliches Vermögen vollstrecken. Legt der Schuldner aber Widerspruch ein und wird die Sache an das Streitgericht abgegeben, endet ihre Vertretungsbefugnis (§ 79 Abs. 2 Nr. 4 ZPO). Als Prozessvertreter kommt dann nur noch ein Anwalt in Betracht, der sich neu einarbeiten muss. Vor dem Amtsgericht kann der Gläubiger den Prozess grundsätzlich auch selbst führen.

Für Forderungen, bei denen mit Einwänden des Kunden zu rechnen ist, etwa wegen behaupteter Mängel, ist der direkte Weg zur Kanzlei deshalb meist der kürzere. Eine anwaltliche Zahlungsaufforderung mit Frist bewirkt zudem häufig mehr als jede weitere eigene Mahnung.

Vom Mahnbescheid zur Vollstreckung

Zahlt der Schuldner auch auf die letzte Aufforderung nicht, führt der Weg über das Gericht. Ist die Forderung unstreitig, ist das gerichtliche Mahnverfahren schneller und günstiger als eine Klage. Für Antragsteller aus Schleswig-Holstein ist das Amtsgericht Schleswig als zentrales Mahngericht zuständig.

Der Ablauf des Mahnverfahrens

Mahnbescheid: Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung besteht, sondern nur, ob der Antrag formal vollständig ist. Der Mahnbescheid wird dem Schuldner zugestellt. Er hat zwei Wochen Zeit, zu zahlen oder Widerspruch einzulegen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).
Vollstreckungsbescheid: Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, beantragt der Gläubiger den Vollstreckungsbescheid (§ 699 ZPO). Dafür hat er sechs Monate ab Zustellung des Mahnbescheids Zeit. Verpasst er diese Frist, fällt die Wirkung des Mahnbescheids weg (§ 701 ZPO).
Titel: Der Vollstreckungsbescheid steht einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleich (§ 700 ZPO). Der Schuldner kann innerhalb von zwei Wochen Einspruch einlegen. Ohne Einspruch wird er rechtskräftig, und die titulierte Forderung verjährt erst nach 30 Jahren. Laufende Zinsen aus dem Titel verjähren allerdings nach drei Jahren.

Legt der Schuldner Widerspruch ein, geht das Verfahren auf Antrag des Gläubigers in ein normales Klageverfahren über. Der Gläubiger muss dafür die weitere Gerichtsgebühr zahlen und seinen Anspruch begründen. Nach einem Einspruch gegen den Vollstreckungsbescheid gibt das Gericht die Sache von Amts wegen ab. Seit dem 1. Januar 2026 sind die Amtsgerichte für Streitwerte bis 10.000 Euro zuständig. Hat der Kunde die Forderung schon vorher bestritten, ist die Klage oft von Anfang an der bessere Weg, weil ein Widerspruch ohnehin zu erwarten ist.

Die Zwangsvollstreckung

Ein Titel allein bringt noch kein Geld. Zahlt der Schuldner weiterhin nicht, stehen verschiedene Vollstreckungsmaßnahmen zur Verfügung. Welche sinnvoll ist, hängt davon ab, was über das Vermögen des Schuldners bekannt ist.

Vermögensauskunft: Der Schuldner muss dem Gerichtsvollzieher auf Verlangen sein gesamtes Vermögen offenlegen, einschließlich Konten, Forderungen und Arbeitgeber (§ 802c ZPO). Erteilt er die Auskunft nicht, ist nach seinen Angaben keine volle Befriedigung zu erwarten oder zahlt er nicht binnen eines Monats, wird er in das Schuldnerverzeichnis eingetragen (§ 882c ZPO). Für Geschäftsleute ist das oft der entscheidende Anreiz zu zahlen.
Auskünfte über Dritte: Gibt der Schuldner die Vermögensauskunft nicht ab, reicht das angegebene Vermögen nicht aus oder ist er unter seiner Anschrift nicht erreichbar, kann der Gerichtsvollzieher den Arbeitgeber bei der Rentenversicherung, Kontoverbindungen über das Bundeszentralamt für Steuern und Fahrzeuge beim Kraftfahrt-Bundesamt abfragen (§ 802l ZPO).
Kontopfändung: Mit einem Pfändungs- und Überweisungsbeschluss des Vollstreckungsgerichts wird das Guthaben auf dem Konto des Schuldners gepfändet. Bei natürlichen Personen bleibt auf einem Pfändungsschutzkonto ein monatlicher Grundbetrag geschützt.
Vorpfändung: Ist eine Bankverbindung oder ein Kunde des Schuldners bekannt, kann der Gläubiger mit einer Vorpfändung schnell handeln, noch bevor das Gericht den Pfändungsbeschluss erlässt (§ 845 ZPO). Sie wirkt wie ein Arrest, wenn die Pfändung innerhalb eines Monats folgt.
Sachpfändung: Der Gerichtsvollzieher pfändet bewegliche Gegenstände. Bei kleinen Forderungen und Privatpersonen bringt das oft wenig, bei Betrieben mit Fahrzeugen oder Warenbestand kann es wirken.

Ratenzahlung richtig vereinbaren

Bietet ein Kunde Ratenzahlung an, ist das oft die schnellste Lösung, wenn die Vereinbarung sauber formuliert ist. Sie sollte schriftlich festhalten, dass der Schuldner die Gesamtforderung einschließlich Zinsen und Kosten anerkennt. Das Anerkenntnis lässt die Verjährung neu beginnen (§ 212 BGB). Ist es als ausdrückliches Schuldanerkenntnis formuliert, schneidet es dem Schuldner außerdem die ihm bekannten Einwände gegen die Forderung grundsätzlich ab. Dazu gehören feste Raten mit Datum und eine Verfallklausel: Gerät der Schuldner mit einer Rate in Rückstand, wird der gesamte Restbetrag sofort fällig. Läuft bereits die Vollstreckung, kann auch der Gerichtsvollzieher dem Schuldner eine Ratenzahlung gestatten, sofern der Gläubiger das nicht ausgeschlossen hat (§ 802b ZPO). Die Vollstreckung ist dann aufgeschoben. Der Gläubiger kann dem Zahlungsplan unverzüglich widersprechen. Gerät der Schuldner mehr als zwei Wochen mit einer Rate in Rückstand, wird der Plan hinfällig.

Ein Punkt wird oft übersehen: Gerät der Schuldner später in die Insolvenz, kann der Insolvenzverwalter erhaltene Zahlungen unter Umständen zurückfordern. Bei Zahlungen, auf die der Gläubiger Anspruch hatte, kommt es darauf an, ob er die Zahlungsunfähigkeit des Schuldners kannte (§ 133 Abs. 1 und 3 InsO). Hat der Gläubiger eine Ratenzahlung vereinbart, wird seit 2017 vermutet, dass er sie nicht kannte (§ 133 Abs. 3 Satz 2 InsO). Diese Vermutung kann aber durch andere Umstände widerlegt werden, etwa wenn der Schuldner offen erklärt, er könne seine Gläubiger insgesamt nicht mehr bedienen. Solche Formulierungen sollten in einer Ratenzahlungsvereinbarung nicht stehen.

Steuerliche Aspekte

Forderungsmanagement ist nicht nur eine Frage der Liquidität. Offene und ausgefallene Forderungen wirken sich auf Umsatzsteuer, Bilanz und Gewinn aus.

Umsatzsteuer: Ist-Versteuerung prüfen

Wer seine Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuert, schuldet die Umsatzsteuer bereits für den Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG), unabhängig davon, ob und wann der Kunde zahlt. Für kleine Betriebe bedeutet das eine Vorfinanzierung aus eigener Tasche. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Vorjahr und Freiberufler können beim Finanzamt die Ist-Versteuerung beantragen (§ 20 UStG). Dann entsteht die Umsatzsteuer erst mit dem Zahlungseingang.

Wird eine Forderung bei der Soll-Versteuerung uneinbringlich, ist die Umsatzsteuer für den Zeitraum zu berichtigen, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Uneinbringlich ist eine Forderung nicht erst bei endgültigem Ausfall, sondern schon dann, wenn sie auf absehbare Zeit nicht durchsetzbar ist. Einzelheiten dazu in unserem Beitrag zur Verjährung zum Jahresende.

Verzugszinsen sind Schadensersatz und unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Auf die Zinsen wird also keine Umsatzsteuer aufgeschlagen. Berechnet werden sie aus dem vollen Rechnungsbetrag.

Bilanz und Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Bilanzierende Unternehmen müssen zweifelhafte Forderungen zum Bilanzstichtag abwerten. Bei einzelnen gefährdeten Forderungen geschieht das über eine Einzelwertberichtigung, für das allgemeine Ausfallrisiko des übrigen Forderungsbestands über eine Pauschalwertberichtigung. Abgewertet wird jeweils der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer. Steuerlich ist eine Abschreibung auf den niedrigeren Teilwert nur bei voraussichtlich dauernder Wertminderung zulässig (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Die Finanzverwaltung erwartet dafür nachvollziehbare Gründe, etwa Erfahrungswerte aus früheren Ausfällen oder den Stand des Mahn- und Vollstreckungsverfahrens. Ein dokumentiertes Mahnwesen hilft deshalb auch beim Jahresabschluss.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung wirkt sich ein Ausfall nicht auf den Gewinn aus, weil die ausgebliebene Zahlung nie als Einnahme erfasst wurde. Gerichts- und Anwaltskosten für die Durchsetzung betrieblicher Forderungen sind in beiden Fällen Betriebsausgaben. Erstattet der Schuldner sie später, sind sie Betriebseinnahmen.

Factoring als Alternative

Beim Factoring verkauft das Unternehmen seine Forderungen an einen Factor und erhält den Großteil des Betrags sofort. Beim echten Factoring übernimmt der Factor das Ausfallrisiko, die Forderungen verlassen die Bilanz des Unternehmens. Beim unechten Factoring bleibt das Ausfallrisiko beim Unternehmen, wirtschaftlich handelt es sich um einen Kredit.

Factoring verbessert die Liquidität, kostet aber Gebühren und Zinsen. Gewerbesteuerlich wird der Zins- oder Diskontanteil der Factoringkosten zu einem Viertel hinzugerechnet (§ 8 Nr. 1 Buchst. a GewStG). Das gilt allerdings nur, soweit die Summe aller Finanzierungsanteile 200.000 Euro übersteigt. Dazu zählen auch Kreditzinsen und anteilige Mieten, Pachten, Leasingraten und Lizenzen. Für kleine Unternehmen spielt die Hinzurechnung daher selten eine Rolle. Ob sich Factoring lohnt, hängt vom Forderungsvolumen, der Kundenstruktur und den Konditionen ab.

Checkliste: Forderungsmanagement in sieben Schritten

Zahlungsbedingungen festlegen. Zahlungsziel, Abschläge oder Anzahlung und Eigentumsvorbehalt gehören in Angebot, Vertrag oder wirksam einbezogene AGB.
Neukunden prüfen. Bei größeren Aufträgen Handelsregister, Insolvenzbekanntmachungen und gegebenenfalls eine Auskunftei nutzen.
Rechnungen vollständig und zügig stellen. Mit Leistungsbeschreibung, Bezugsdokumenten, Fälligkeitsdatum und bei Privatkunden dem Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen.
Wiedervorlage einrichten. Offene Posten wöchentlich prüfen, eine Person ist zuständig.
Mahnstufen einhalten. Erinnerung, Mahnung mit Frist, letzte Aufforderung. Angekündigte Schritte umsetzen.
Rechtzeitig abgeben. Spätestens nach Ablauf der letzten Frist Kanzlei beauftragen oder Mahnbescheid beantragen. Drohende Verjährung zum Jahresende im Blick behalten.
Steuerliche Seite abstimmen. Ist-Versteuerung prüfen, ausgefallene Forderungen im richtigen Zeitraum bei Umsatzsteuer und Jahresabschluss berücksichtigen.

Recht und Steuern aus einer Hand

Bei offenen Forderungen greifen rechtliche und steuerliche Fragen ineinander. Ob eine Forderung durchsetzbar ist, entscheidet das Zivilrecht. Wann die Umsatzsteuer berichtigt und die Forderung abgeschrieben werden darf, entscheidet das Steuerrecht. In vielen Betrieben landen beide Fragen bei unterschiedlichen Beratern.

Ina Reese ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht und Steuerberaterin. In unserem Forderungsmanagement übernehmen wir die Durchsetzung von der anwaltlichen Zahlungsaufforderung über das Mahnverfahren bis zur Zwangsvollstreckung. Zahlungsbedingungen, AGB und Eigentumsvorbehalt gestalten wir im Handels- und Gesellschaftsrecht und im allgemeinen Zivilrecht. Die steuerliche Behandlung von Forderungsausfällen, Ist-Versteuerung und Wertberichtigungen klären wir in unserer Steuerberatung.

Häufige Fragen zum Forderungsmanagement

Wie viele Mahnungen muss ich vor einem Mahnbescheid schicken?

Keine bestimmte Anzahl. Eine Mahnung genügt, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Im Geschäftsverkehr tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung sogar ohne Mahnung ein. Ein Mahnbescheid kann auch ohne vorherige Mahnung beantragt werden. Befand sich der Schuldner zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht in Verzug, kann es Streit darüber geben, wer die Kosten trägt. Eine Mahnung vorab ist deshalb sinnvoll.

Ab welchem Betrag lohnt sich ein Mahnbescheid?

Eine Mindestforderung gibt es nicht. Die Gerichtsgebühr beträgt mindestens 38 Euro und richtet sich nach der Höhe der Forderung. Ist die Forderung berechtigt, muss der Schuldner die Kosten des Verfahrens tragen. Entscheidend ist eher die Frage, ob beim Schuldner etwas zu holen ist. Bei Schuldnern ohne Vermögen bleibt der Gläubiger auf den Kosten sitzen, hat aber einen Titel, aus dem er 30 Jahre lang vollstrecken kann, etwa wenn sich die Vermögenslage des Schuldners später bessert.

Wer trägt die Anwaltskosten?

Ist der Schuldner bereits in Verzug, muss er die Kosten der Rechtsverfolgung als Verzugsschaden ersetzen. Das gilt für eine anwaltliche Zahlungsaufforderung ebenso wie für das gerichtliche Verfahren. Die Verzugspauschale von 40 Euro wird darauf angerechnet. Zahlt der Schuldner nicht, weil er nichts hat, trägt der Gläubiger die Kosten zunächst selbst. Für betriebliche Forderungen sind sie Betriebsausgaben.

Darf ich weitere Lieferungen stoppen, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Häufig ja. Bei Teillieferungen aus demselben Vertrag darf der Unternehmer weitere Lieferungen zurückhalten, solange frühere fällige Rechnungen offen sind. Bei verschiedenen Aufträgen aus einer laufenden Geschäftsbeziehung kommt ein Zurückbehaltungsrecht in Betracht. Rahmenverträge können das einschränken. Ein Lieferstopp sollte vorher geprüft und schriftlich angekündigt werden.

Zusammengefasst

Zahlungsziele über 60 Tage sind im B2B-Geschäft nur eingeschränkt wirksam, in Einkaufs-AGB sind schon mehr als 30 Tage im Zweifel unwirksam. Abschläge, Anzahlungen und Eigentumsvorbehalt sichern die eigene Vorleistung.
Verzug tritt im Geschäftsverkehr spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Bei Verbrauchern braucht es einen Hinweis auf der Rechnung.
Eine Mahnung genügt. Ein festes Mahnwesen mit klaren Fristen und Zuständigkeiten ist wichtiger als die Zahl der Mahnstufen.
Inkassokosten sind auf die Anwaltsvergütung begrenzt. Nach einem Widerspruch des Schuldners endet die Vertretungsbefugnis des Inkassobüros.
Der Vollstreckungsbescheid ist ein Titel, der 30 Jahre lang durchsetzbar ist. Vermögensauskunft und Kontopfändung sind die wichtigsten Vollstreckungsmittel.
Ratenzahlungen sollten ein Anerkenntnis und eine Verfallklausel enthalten.
Steuerlich lohnt der Blick auf die Ist-Versteuerung, die Umsatzsteuerberichtigung und die Wertberichtigung im Jahresabschluss.

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