E‑Rechnung ab 2027: Was Unternehmen jetzt umstellen müssen
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Das hat in vielen Betrieben wenig verändert, weil die meisten Lieferanten weiter PDF-Rechnungen schicken durften. Mit dem 1. Januar 2027 endet diese Schonzeit für einen großen Teil des Mittelstands: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss ab dann E‑Rechnungen ausstellen. Eine PDF-Datei ist keine E‑Rechnung.
Für die Umstellung bleiben damit weniger als drei Monate. Nach einer YouGov-Umfrage im Auftrag eines Rechnungssoftware-Anbieters vom Juni 2026 hatten 29 Prozent der befragten Unternehmen noch nicht begonnen oder standen erst am Anfang der Planung. Die E‑Rechnung ist dabei nicht nur eine Frage der Software. Sie betrifft den Vorsteuerabzug, die Archivierung und die Verträge mit Kunden und Lieferanten.
Der Zeitplan im Überblick
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können. | Papier zulässig, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| 2026 | wie bisher | wie bisher |
| 2027 | wie bisher | E‑Rechnung Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026, sonst Papier und mit Zustimmung PDF weiter zulässig |
| bis 31.12.2027 | EDI-Verfahren mit Zustimmung weiter zulässig, auch oberhalb der Umsatzgrenze | |
| ab 1.1.2028 | E‑Rechnung Pflicht für alle (Ausnahmen siehe unten) |
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Sie knüpfen nicht an das Rechnungsdatum an, sondern an den Zeitpunkt der Leistung: Für eine Lieferung im Dezember 2026 darf auch im Januar 2027 noch eine Papier- oder PDF-Rechnung gestellt werden. Eine Verschiebung ist nicht in Sicht: Der Entwurf des Jahressteuergesetzes 2026 lässt Fristen und Umsatzgrenze unverändert.
Welcher Umsatz zählt
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Jahr 2026 (§ 19 Abs. 2 UStG). Das ist die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus der steuerfreien Vermietung, werden abgezogen. Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außer Ansatz. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte den Umsatz 2026 jetzt hochrechnen. Freiwillig umstellen darf ohnehin jeder: E‑Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen brauchen schon heute keine Zustimmung des Empfängers.
Auch kleinere Betriebe sind betroffen
Die Umsatzgrenze betrifft nur die Ausstellung. Ein Handwerksbetrieb mit 400.000 Euro Umsatz darf 2027 weiter Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen schreiben. Seine größeren Lieferanten werden ihm ab 2027 aber E‑Rechnungen schicken, und die muss er verarbeiten, prüfen und richtig archivieren. Ab 2028 muss er sie auch selbst ausstellen.
Was eine E‑Rechnung ist und was nicht
Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Das Format muss grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Andere Formate sind nur zulässig, wenn die Parteien sie vereinbaren und sich die Angaben vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). In Deutschland sind in der Praxis zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: eine reine XML-Datei, die ohne passende Software für Menschen kaum lesbar ist.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein Hybridformat aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL genügen nicht.
Eine PDF-Datei, eine eingescannte Papierrechnung oder eine Word-Datei sind keine E‑Rechnungen, sondern „sonstige Rechnungen”. Das gilt auch dann, wenn sie per E‑Mail verschickt werden.
Worauf es beim Inhalt ankommt
Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten XML-Teil stehen. Ein Link auf ein Kundenportal reicht nicht. Anhänge sind nur für ergänzende Angaben gedacht, etwa einen Stundennachweis.
Bei Hybridformaten wie ZUGFeRD hat der XML-Teil Vorrang. Weicht die sichtbare PDF-Ansicht vom Datensatz ab, zählt der Datensatz. Enthält die PDF-Ansicht abweichende Rechnungsangaben, etwa einen anderen Steuerbetrag, kann sie als zweite Rechnung gelten, aus der Umsatzsteuer nach § 14c UStG geschuldet wird. Geringfügige technische Abweichungen, etwa Rundungsdifferenzen, beanstandet die Finanzverwaltung nicht. Wer seine Rechnungen bisher in Word schreibt, kann daraus keine E‑Rechnung erzeugen. Nötig ist eine Software, die den Datensatz direkt aus den Buchungsdaten erstellt.
Wie die E‑Rechnung zugestellt wird
Einen bestimmten Übermittlungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Der Versand per E‑Mail genügt, ebenso ein Portal oder eine direkte Schnittstelle. Für den Empfang reicht ein E‑Mail-Postfach. Ein eigenes Postfach nur für E‑Rechnungen ist nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis sinnvoll.
Ausnahmen von der Pflicht
Keine E‑Rechnung ist nötig bei:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweisen,
- Kleinunternehmern als Rechnungsausstellern (empfangen müssen sie E‑Rechnungen trotzdem),
- Rechnungen an Privatkunden,
- steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel der steuerfreien Vermietung von Gewerberäumen,
- Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten im Ausland,
- Rechnungen an Vereine und andere juristische Personen, die nicht als Unternehmer handeln.
Umgekehrt gilt die Pflicht auch dort, wo man es nicht sofort erwartet: bei Gutschriften, bei Barkäufen über 250 Euro, bei Bauleistungen mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG) und bei der Vermietung von Gewerberäumen, wenn der Vermieter zur Umsatzsteuer optiert hat (§ 9 UStG).
Für umsatzsteuerpflichtige Mietverträge und andere Dauerschuldverhältnisse gibt es eine Erleichterung. Hier genügt eine einmalige E‑Rechnung für den ersten Zeitraum, die dann als Dauerrechnung gilt. Dauerrechnungen, die zulässigerweise auf Papier oder als PDF erteilt wurden, etwa ein Mietvertrag mit allen Rechnungsangaben, gelten fort, solange sich die Angaben nicht ändern. Ändern sie sich, zum Beispiel bei einer Mieterhöhung, ist eine neue E‑Rechnung nötig. Mehr zur Gewerbemiete auf unserer Seite zum Mietrecht.
Vorsteuerabzug: Was bei falschem Format droht
Für Rechnungsempfänger stellt sich vor allem eine Frage: Was passiert, wenn ein Lieferant 2027 trotz Pflicht noch eine PDF-Rechnung schickt? Hinzu kommt ein praktisches Problem. Ob ein Lieferant 2027 noch PDF-Rechnungen schicken darf, hängt von seinem Umsatz im Jahr 2026 ab, den der Kunde in der Regel nicht kennt. Eine Aussage der Finanzverwaltung zum Vertrauensschutz in diesen Fällen gibt es bislang nicht.
Nach dem aktuellen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist eine solche Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Die Finanzverwaltung lässt aber einen zweiten Weg zu: Der Unternehmer kann nachweisen, dass die materiellen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs vorliegen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen PDF-Rechnung sind diese nach Auffassung des BMF regelmäßig erfüllt. Diese Abmilderung fehlt in vielen Darstellungen.
Entwarnung bedeutet das nicht. Wer sich auf den Nachweisweg verlassen muss, diskutiert in der Betriebsprüfung, statt eine saubere Rechnung vorzulegen. Sicherer ist es, beim Lieferanten eine korrekte E‑Rechnung anzufordern. Eine Berichtigung erfolgt durch eine E‑Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Sie wirkt zurück, wenn die ursprüngliche Rechnung bereits Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Steuerbetrag enthielt.
Format, Geschäftsregel, Inhalt
Das BMF unterscheidet drei Arten von Fehlern. Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Datei nicht der Norm entspricht. Sie ist dann keine E‑Rechnung. Ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel der Norm ist umsatzsteuerlich nur relevant, wenn Pflichtangaben betroffen sind. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Steuersatz, sind wie bei jeder anderen Rechnung zu beurteilen. Auf einen technischen Validierungsbericht darf sich der Empfänger mit kaufmännischer Sorgfalt verlassen. Die inhaltliche Prüfung der Rechnung ersetzt er nicht.
Bußgeld für den Aussteller
Wer eine Rechnung nicht ausstellt, obwohl er dazu verpflichtet ist, riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro (§ 26a UStG). Ob auch eine Rechnung im falschen Format darunter fällt, ist in der Fachliteratur umstritten.
Archivierung: Das E‑Mail-Postfach ist kein Archiv
E‑Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz in seiner ursprünglichen Form, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck genügt nicht. Seit der Änderung der GoBD im Juli 2025 reicht bei Hybridformaten grundsätzlich die XML-Datei. Die PDF-Ansicht muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn sie weitere steuerlich relevante Angaben enthält.
Als Eingangskanal ist ein E‑Mail-Postfach geeignet, als Archiv in der Regel nicht. Die GoBD verlangen, dass Unterlagen unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar abgelegt werden. Das leistet ein Postfach, in dem Mitarbeiter E‑Mails verschieben und löschen können, nicht zuverlässig.
Was die E‑Rechnung vertragsrechtlich ändert
Die E‑Rechnung ist ein umsatzsteuerliches Thema mit zivilrechtlichen Folgen. Sie berührt die Frage, wann eine Rechnung zugegangen ist, wann Zahlungen fällig werden und was in Rahmenverträgen und AGB steht.
Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung
Ist der leistende Unternehmer umsatzsteuerlich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, hat sein Kunde einen zivilrechtlichen Anspruch darauf. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gilt das auch dann, wenn ein übermittelter Datensatz die Anforderungen an eine E‑Rechnung nicht erfüllt. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs darf der Empfänger die Zahlung zurückhalten, bis er eine ordnungsgemäße Rechnung erhält (BGH, Urteil vom 26.06.2014, VII ZR 247/13). Ob das auch gilt, wenn ab 2027 statt der E‑Rechnung eine inhaltlich richtige PDF-Rechnung kommt, ist höchstrichterlich nicht geklärt.
Auch für den Zahlungsverzug ist die Rechnung wichtig: Im Geschäftsverkehr tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Ob dafür eine umsatzsteuerlich ordnungsgemäße Rechnung nötig ist, ist ebenfalls offen. Wer Streit über Verzug und Verzugszinsen vermeiden will, stellt die Rechnung im richtigen Format aus.
Kein Anspruch auf Papier
Umgekehrt kann ein Empfänger ab Eintritt der Pflicht keine Papier- oder PDF-Rechnung mehr verlangen. Verweigert er die Annahme der E‑Rechnung, hat der Aussteller seine Pflicht erfüllt, wenn er sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat. Von der Zahlungspflicht befreit eine solche Verweigerung den Kunden nicht.
Verträge und AGB prüfen
Viele Rahmenverträge, Einkaufsbedingungen und AGB enthalten Klauseln wie „Rechnungen sind in Papierform zu übersenden” oder „Rechnungen werden als PDF an folgende Adresse geschickt”. Ab 2027 widersprechen solche Klauseln für viele Unternehmen dem Gesetz. Format und Übermittlungsweg sollten deshalb neu vereinbart werden: welches Format, an welche E‑Mail-Adresse oder über welches Portal, und wer bei technischen Problemen zuständig ist. Bei laufenden Verträgen genügt dafür häufig eine kurze Zusatzvereinbarung.
Fahrplan für die nächsten Wochen
- Umsatz 2026 hochrechnen. Liegt er über 800.000 Euro, ist die Ausstellung ab Januar 2027 Pflicht.
- Software prüfen. Kann das Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD im zulässigen Profil erzeugen und eingehende E‑Rechnungen lesen?
- Stammdaten pflegen. Für jeden Geschäftskunden wird eine Empfangsadresse für Rechnungen benötigt. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchen in der Regel zusätzlich eine Leitweg-ID.
- Verträge und AGB anpassen. Klauseln zu Rechnungsform und Rechnungsadresse prüfen und mit wichtigen Kunden und Lieferanten abstimmen.
- Eingangsprüfung organisieren. Wer prüft eingehende E‑Rechnungen technisch und inhaltlich, und wie werden fehlerhafte Rechnungen zurückgewiesen?
- Archiv einrichten. Die XML-Dateien müssen GoBD-konform und unverändert abgelegt werden.
- Probelauf im Jahr 2026. E‑Rechnungen sind schon heute ohne Zustimmung zulässig. Ein Testlauf mit einigen Stammkunden zeigt, wo es hakt, bevor die Pflicht greift.
Ausblick: Die nächste Stufe kommt 2030
Auf europäischer Ebene ist der nächste Schritt bereits beschlossen. Nach dem Maßnahmenpaket „VAT in the Digital Age” (ViDA) wird die E‑Rechnung ab dem 1. Juli 2030 auch für Lieferungen und Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten Pflicht. Die Rechnung ist dann innerhalb von zehn Tagen auszustellen, und die Daten werden digital an die Steuerverwaltung gemeldet. Ein deutsches Meldesystem ist angekündigt, einen Termin gibt es noch nicht. Wer jetzt sauber umstellt, legt die Grundlage dafür.
Recht und Steuern aus einer Hand
Die E‑Rechnung wird oft als reines IT-Projekt behandelt. Dabei entscheiden umsatzsteuerliche Regeln, ob die Vorsteuer sicher ist, und zivilrechtliche Fragen, ob Rechnungen fristgerecht bezahlt werden.
Ina Reese ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht und Steuerberaterin. Im Rahmen unserer Steuerberatung klären wir, ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, welche Ausnahmen greifen und wie Rechnungseingang und Archiv aufgebaut sein sollten. Rahmenverträge, Einkaufsbedingungen und AGB passen wir im Handels- und Gesellschaftsrecht an die neuen Anforderungen an. Bei Zahlungsverzug übernimmt unser Forderungsmanagement.
Häufige Fragen zur E‑Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung per E‑Mail eine E‑Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei ist kein strukturiertes Format, auch wenn sie elektronisch verschickt wird. E‑Rechnungen sind grundsätzlich Formate nach der Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Mein Umsatz liegt unter 800.000 Euro. Muss ich 2027 etwas tun?
Sie müssen E‑Rechnungen schon seit 2025 empfangen und ordnungsgemäß archivieren können. Ausstellen dürfen Sie 2027 noch Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen, sofern Ihr Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 Euro beträgt. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht auch für Sie.
Gilt die Pflicht für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG müssen keine E‑Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie E‑Rechnungen aber wie alle anderen Unternehmen.
Was passiert, wenn mein Lieferant 2027 weiter PDF-Rechnungen schickt?
Ist der Lieferant zur E‑Rechnung verpflichtet, ist die PDF-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Den Vorsteuerabzug können Sie nach Auffassung der Finanzverwaltung trotzdem über den Nachweis der materiellen Voraussetzungen erhalten, wenn die Rechnung inhaltlich richtig und vollständig ist. Sicherer ist es, eine korrekte E‑Rechnung anzufordern. Darauf haben Sie einen zivilrechtlichen Anspruch.
Zusammengefasst
- Seit 2025 müssen alle Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 E‑Rechnungen ausstellen, ab 2028 grundsätzlich alle.
- PDF-Rechnungen sind keine E‑Rechnungen. Gängig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit den passenden Profilen.
- Eine PDF-Rechnung trotz Pflicht gefährdet den Vorsteuerabzug, auch wenn das BMF einen Nachweisweg zulässt.
- Der XML-Datensatz ist acht Jahre unverändert und GoBD-konform aufzubewahren.
- Klauseln zu Rechnungsform und Rechnungsadresse in Verträgen und AGB sollten vor 2027 angepasst werden.
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Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer, Gesamtumsatz
- § 26a UStG: Bußgeldvorschriften
- § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 286 BGB: Verzug des Schuldners
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen E‑Rechnung
- BMF: Fragen und Antworten zur E‑Rechnung
- BGH, Urteil vom 26.06.2014, VII ZR 247/13 (Zurückbehaltungsrecht bis zur Erteilung einer ordnungsgemäßen Rechnung)
- Richtlinie (EU) 2025/516 („VAT in the Digital Age”)
- YouGov im Auftrag von easybill: Studie zur E‑Rechnungspflicht, Juni 2026
