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Verjährung zum Jahresende

Recht & Steuern Reese Flensburg
21.10.2026
Allgemeines
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Am 31. Dezember 2026 verjähren viele offene Rechnungen, die im Jahr 2023 fällig wurden. Eine Mahnung hält die Frist nicht auf. Wir zeigen, was wirklich hilft und was bei der Umsatzsteuer zu beachten ist.

Verjährung zum Jahresende

Verjährung zum Jahresende: Offene Forderungen jetzt sichern

In der Offene-Posten-Liste vieler Betriebe stehen Rechnungen, die schon länger auf Zahlung warten. Der Kunde hat Mängel behauptet, um Aufschub gebeten oder schlicht nicht reagiert. Solange niemand etwas unternimmt, läuft im Hintergrund die Verjährung. Am 31. Dezember 2026 um 24 Uhr endet sie für die meisten Forderungen, die im Jahr 2023 entstanden sind.

Viele Unternehmer verlassen sich darauf, dass eine Mahnung die Frist anhält. Das ist ein Irrtum. Wir zeigen, wann Forderungen verjähren, welche Schritte die Verjährung tatsächlich stoppen und was das für die Umsatzsteuer und den Jahresabschluss bedeutet.

Wann eine Forderung verjährt

Die meisten Zahlungsansprüche von Unternehmen unterliegen der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Dazu gehören Kaufpreis, Werklohn, Honorare und Mieten. Die Frist beginnt in der Regel nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger den Schuldner und die anspruchsbegründenden Umstände kannte oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte kennen müssen (§ 199 Abs. 1 BGB).

Ein Beispiel: Eine Rechnung über eine Lieferung im März 2023 wurde im April 2023 fällig. Die Verjährung beginnt am 31. Dezember 2023 und endet drei Jahre später, mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Für eine Rechnung, die im Dezember 2023 fällig wurde, gilt derselbe Stichtag. Alle Forderungen eines Jahrgangs verjähren also gemeinsam.

Kennt der Gläubiger seinen Anspruch ausnahmsweise ohne grobe Fahrlässigkeit nicht, verschiebt sich der Beginn. Unabhängig von der Kenntnis verjähren Ansprüche aber spätestens zehn Jahre nach ihrer Entstehung (§ 199 Abs. 4 BGB), und zwar taggenau.

Ausnahmen, die Unternehmer kennen sollten

Titulierte Forderungen: Ansprüche aus einem rechtskräftigen Urteil, einem Vollstreckungsbescheid oder einem vollstreckbaren Vergleich verjähren erst nach 30 Jahren (§ 197 BGB). Künftig fällig werdende Zinsen unterliegen trotzdem der dreijährigen Frist.
Mängelansprüche: Gewährleistungsansprüche beim Kauf- und Werkvertrag verjähren in der Regel in zwei Jahren, bei Bauwerken in fünf Jahren. Die Frist beginnt taggenau mit der Ablieferung oder Abnahme (§§ 438, 634a BGB), nicht zum Jahresende. Für Werke, die nicht in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache bestehen, etwa reine Beratungs- oder Gutachterleistungen, gilt dagegen die regelmäßige Frist. Das betrifft vor allem Gegenansprüche des Kunden, mit denen er aufrechnen kann.
Werklohn: Er verjährt in drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem er fällig wurde. Beim Werkvertrag tritt die Fälligkeit grundsätzlich mit der Abnahme ein (§ 641 BGB). Beim Bauvertrag nach BGB braucht es zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Wer die Schlussrechnung erst ein Jahr nach der Abnahme stellt, verschiebt damit auch den Beginn der Verjährung.

Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf

Eine Zahlungserinnerung oder Mahnung, auch per Einschreiben, hat auf die Verjährung keinen Einfluss. Sie bewirkt nur, dass der Schuldner in Verzug kommt (§ 286 BGB). Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen tritt der Verzug ohnehin spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein.

Der Verzug hat trotzdem einen Wert. Gegenüber anderen Unternehmen können Gläubiger für Entgeltforderungen Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen (§ 288 Abs. 2 BGB), gegenüber Verbrauchern fünf Prozentpunkte. Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 Prozent, der Verzugszins im B2B-Geschäft also bei 10,52 Prozent. Hinzu kommt eine Pauschale von 40 Euro pro Forderung, die auf spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet wird (§ 288 Abs. 5 BGB). An der Verjährung ändert das alles nichts. Im Gegenteil: Mit der Hauptforderung verjähren auch die Zinsen, selbst wenn sie erst später angefallen sind (§ 217 BGB).

Was die Verjährung tatsächlich stoppt

Das Gesetz unterscheidet zwei Wirkungen. Die Hemmung hält die Frist an. Der Zeitraum der Hemmung wird nicht mitgerechnet, danach läuft die Frist weiter. Der Neubeginn setzt die Frist auf null, die drei Jahre beginnen von vorn, und zwar taggenau, nicht erst am Jahresende.

Der Mahnbescheid

Der gerichtliche Mahnbescheid ist das gängigste Mittel, um eine Forderung vor dem Jahreswechsel zu sichern. Seine Zustellung hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Für Antragsteller mit Sitz in Schleswig-Holstein ist das Amtsgericht Schleswig als zentrales Mahngericht zuständig. Unternehmen können den Antrag selbst über das Portal online-mahnantrag.de ausfüllen. Ohne Online-Ausweisfunktion oder qualifizierte elektronische Signatur wird der Antrag dort aber nur als Barcode-Formular erzeugt, das ausgedruckt, unterschrieben und per Post an das Mahngericht geschickt werden muss. Für die Frist zählt dann der Eingang des Papiers beim Amtsgericht, nicht das Ausfüllen am Bildschirm. Rechtsanwälte reichen Mahnanträge elektronisch ein.

Entscheidend ist der Zeitpunkt: Die Hemmung wirkt schon ab Eingang des Antrags bei Gericht, wenn der Mahnbescheid anschließend „demnächst” zugestellt wird (§ 167 ZPO). Ein Antrag, der am 31. Dezember vor Mitternacht bei Gericht eingeht, kann die Forderung also noch retten. Darauf sollte sich niemand verlassen. Drei Fehler kosten in der Praxis regelmäßig die Forderung:

Die Forderung ist nicht ausreichend bezeichnet. Der Antrag muss erkennen lassen, um welche Forderung es geht, etwa durch Rechnungsnummer und Rechnungsdatum. Eine bloße Gesamtsumme mehrerer Rechnungen genügt nicht und hemmt die Verjährung nicht.
Rückfragen des Gerichts bleiben liegen. Beanstandet das Mahngericht den Antrag, muss die Antwort zügig kommen. Die Rechtsprechung orientiert sich hier an einer Frist von einem Monat.
Nach dem Widerspruch passiert nichts. Legt der Schuldner Widerspruch ein, wird die Sache erst an das Streitgericht abgegeben, wenn der Gläubiger das beantragt und die weitere Gerichtsgebühr zahlt (§ 12 Abs. 3 GKG). Betreibt der Gläubiger das Verfahren nicht weiter, endet die Hemmung sechs Monate nach der letzten Verfahrenshandlung (§ 204 Abs. 2 BGB). Danach läuft die Frist weiter.

Die Klage

Auch eine Klage hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Sie bietet sich an, wenn der Schuldner die Forderung bereits bestritten hat und ein Widerspruch gegen einen Mahnbescheid ohnehin zu erwarten ist. Seit dem 1. Januar 2026 sind die Amtsgerichte für Streitwerte bis 10.000 Euro zuständig, vorher lag die Grenze bei 5.000 Euro. Für diese Verfahren besteht kein Anwaltszwang.

Verhandlungen

Verhandeln Gläubiger und Schuldner über die Forderung, ist die Verjährung gehemmt, bis eine Seite die Fortsetzung verweigert. Danach tritt die Verjährung frühestens drei Monate später ein (§ 203 BGB). Die Rechtsprechung versteht Verhandlungen weit: Es genügt jeder Austausch über die Forderung, bei dem der Schuldner nicht sofort ablehnt. Der Haken liegt am Ende. Schlafen die Gespräche ein, endet die Hemmung zu dem Zeitpunkt, zu dem der nächste Schritt zu erwarten gewesen wäre. Beginn und Dauer der Verhandlungen muss im Streitfall der Gläubiger beweisen. Als Sicherungsmittel für den Jahreswechsel taugen Verhandlungen deshalb nur bedingt.

Anerkenntnis und Abschlagszahlung

Erkennt der Schuldner die Forderung an, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Ein Anerkenntnis kann ausdrücklich erfolgen, etwa in einer unterschriebenen Saldenbestätigung oder einer Ratenzahlungsvereinbarung. Es liegt aber auch in einer Abschlagszahlung, einer Zinszahlung oder einer Sicherheitsleistung. Wer mit einem zahlungswilligen Kunden eine Ratenzahlung vereinbart, sollte darin ausdrücklich festhalten, dass die Gesamtforderung anerkannt wird.

Zwei Punkte werden oft übersehen. Das Anerkenntnis muss vor Ablauf der Verjährung erfolgen, eine bereits verjährte Forderung lebt dadurch nicht wieder auf. Und die neue Frist läuft taggenau: Unterschreibt der Kunde am 15. November 2026 eine Saldenbestätigung, verjährt die Forderung mit Ablauf des 15. November 2029.

Der Verjährungsverzicht

Gläubiger und Schuldner können vereinbaren, dass die Verjährung später eintritt (§ 202 BGB). Ebenso kann der Schuldner erklären, für einen bestimmten Zeitraum auf die Einrede der Verjährung zu verzichten. Das kommt in Betracht, wenn eine gütliche Einigung absehbar ist und keine Seite jetzt Gerichtskosten auslösen will. Der Verzicht sollte schriftlich erklärt werden und ein konkretes Enddatum enthalten.

Was nach dem 31. Dezember gilt

Eine verjährte Forderung erlischt nicht. Der Schuldner darf die Zahlung aber verweigern (§ 214 BGB). Er muss sich darauf allerdings selbst berufen, das Gericht prüft die Verjährung nicht von Amts wegen. Zahlt der Schuldner trotz Verjährung, kann er das Geld nicht zurückverlangen.

Eine Hintertür bleibt: Mit einer verjährten Forderung kann der Gläubiger noch aufrechnen, wenn sich die Forderungen zu einem Zeitpunkt gegenüberstanden, als seine noch nicht verjährt war (§ 215 BGB). Das spielt bei laufenden Geschäftsbeziehungen mit gegenseitigen Rechnungen eine Rolle.

Steuerliche Folgen offener und verjährter Forderungen

Eine unbezahlte Rechnung ist nicht nur ein Liquiditätsproblem. Sie kann auch steuerlich Geld kosten, wenn niemand rechtzeitig reagiert.

Umsatzsteuer: abgeführt, aber nie erhalten

Unternehmen, die ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuern (Soll-Versteuerung), haben die Umsatzsteuer für eine Rechnung bereits ans Finanzamt abgeführt, auch wenn der Kunde nie gezahlt hat. Wird das Entgelt uneinbringlich, ist die Umsatzsteuer zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Sie mindert dann die Umsatzsteuer des Voranmeldungszeitraums, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt.

Uneinbringlich bedeutet nicht, dass der Schuldner insolvent sein muss. Es reicht, wenn die Forderung auf absehbare Zeit nicht durchsetzbar ist, etwa weil der Kunde sie substantiiert bestreitet und die Zahlung verweigert. Eine bloße Zahlungsverzögerung genügt dagegen nicht, ebenso wenig eine vereinbarte Ratenzahlung. Spätestens wenn sich der Schuldner auf die Verjährung beruft, dürfte die Forderung in aller Regel uneinbringlich sein.

Wichtig ist der Zeitpunkt. Die Berichtigung ist für den Zeitraum vorzunehmen, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt. Ein Wahlrecht besteht nicht. Wer die Berichtigung Jahre später nachholen will, kann sie verlieren, wenn das maßgebliche Jahr verfahrensrechtlich nicht mehr geändert werden kann. Zahlt der Kunde später doch, ist die Umsatzsteuer erneut abzuführen.

Bei der Ist-Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG) stellt sich das Problem nicht. Die Umsatzsteuer entsteht dort erst mit der Zahlung.

Bilanz und Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Bilanzierende Unternehmen müssen zweifelhafte Forderungen im Jahresabschluss abwerten. Handelsrechtlich gilt für Forderungen das strenge Niederstwertprinzip, uneinbringliche Forderungen sind vollständig abzuschreiben. Abgeschrieben wird der Nettobetrag, die Umsatzsteuer wird über die Berichtigung nach § 17 UStG korrigiert. Steuerlich ist eine Teilwertabschreibung möglich, wenn die Wertminderung voraussichtlich dauerhaft ist (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG). Die Durchsetzbarkeit und eine drohende Verjährung gehören deshalb in die Vorbereitung des Jahresabschlusses.

Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, hat die ausgebliebene Zahlung nie als Einnahme versteuert. Der Ausfall wirkt sich auf den Gewinn daher nicht aus. Gerichts- und Anwaltskosten für die Durchsetzung betrieblicher Forderungen sind in beiden Fällen Betriebsausgaben.

Checkliste für die nächsten Wochen

Offene Posten nach Entstehungsjahr sortieren. Alle Forderungen mit Fälligkeit im Jahr 2023 gehören auf eine eigene Liste.
Sonderfälle prüfen. Bei Werklohn kommt es auf Abnahme und Schlussrechnung an. Titulierte Forderungen sind sicher, laufende Zinsen aus dem Titel verjähren aber nach drei Jahren zum Jahresende.
Zahlungswillige Kunden ansprechen. Eine unterschriebene Saldenbestätigung oder eine Ratenzahlungsvereinbarung mit Anerkenntnis setzt die Frist neu in Gang.
Mahnbescheide nicht auf den letzten Tag schieben. Anträge sollten bis Anfang Dezember gestellt sein, damit Zeit für Rückfragen des Gerichts bleibt. Barcode-Anträge per Post brauchen zusätzlich Laufzeit.
Unterlagen bereitlegen. Rechnung, Lieferschein oder Abnahmeprotokoll und der bisherige Schriftverkehr sind die Grundlage für jeden weiteren Schritt.
Steuerliche Seite abstimmen. Für Forderungen, die nicht mehr durchsetzbar sind, sollten Umsatzsteuerberichtigung und Abschreibung im richtigen Jahr erfolgen.

Recht und Steuern aus einer Hand

Ob eine Forderung noch gerettet werden kann, ist eine rechtliche Frage. Was ihr Ausfall kostet, ist eine steuerliche. In vielen Betrieben werden beide Fragen getrennt behandelt, und die Umsatzsteuerberichtigung wird erst Jahre später oder gar nicht vorgenommen.

Ina Reese ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht und Steuerberaterin. Im Rahmen unseres Forderungsmanagements prüfen wir, welche Forderungen zum Jahresende verjähren, beantragen Mahnbescheide und führen das Verfahren bis zur Vollstreckung weiter. Für Forderungen, die sich nicht mehr durchsetzen lassen, klären wir im Rahmen unserer Steuerberatung Umsatzsteuerberichtigung und Abschreibung. Grundsätzliche Fragen zu Verträgen und Zahlungsansprüchen behandeln wir im allgemeinen Zivilrecht.

Häufige Fragen zur Verjährung

Reicht eine Mahnung per Einschreiben, um die Verjährung zu stoppen?

Nein. Eine Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, hält die Verjährung aber nicht auf. Dafür braucht es einen Mahnbescheid, eine Klage, nachweisbare Verhandlungen, ein Anerkenntnis des Schuldners oder eine Vereinbarung über die Verjährung.

Kann ich den Mahnbescheid noch am 31. Dezember beantragen?

Grundsätzlich ja. Geht der Antrag bis 24 Uhr beim Mahngericht ein und wird der Mahnbescheid anschließend zügig zugestellt, wirkt die Hemmung auf den Eingang zurück. Ein per Post verschickter Barcode-Antrag muss bis dahin beim Amtsgericht Schleswig angekommen sein. Ist der Antrag fehlerhaft oder die Forderung nicht klar bezeichnet, bleibt keine Zeit mehr für eine Korrektur. Wir empfehlen, Anträge bis Anfang Dezember zu stellen.

Was kostet ein Mahnbescheid?

Die Gerichtsgebühr richtet sich nach der Höhe der Forderung. Sie beträgt eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 Euro. Die Kosten des Mahnverfahrens werden in den Mahnbescheid aufgenommen und sind vom Schuldner zu tragen, wenn die Forderung berechtigt ist.

Muss ich Umsatzsteuer für eine Rechnung zahlen, die nie beglichen wurde?

Bei der Soll-Versteuerung ist die Umsatzsteuer mit der Leistung entstanden und zunächst abzuführen. Wird die Forderung uneinbringlich, kann und muss die Umsatzsteuer berichtigt werden. Bei der Ist-Versteuerung entsteht sie erst mit der Zahlung.

Zusammengefasst

Forderungen, die 2023 entstanden sind, verjähren in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
Eine Mahnung begründet Verzug und Verzugszinsen, hält die Verjährung aber nicht auf.
Mahnbescheid und Klage hemmen die Verjährung, ein Anerkenntnis oder eine Abschlagszahlung lässt sie neu beginnen.
Der Mahnantrag muss die Forderung genau bezeichnen und sollte nicht erst am letzten Tag eingehen.
Uneinbringliche Forderungen führen zu einer Umsatzsteuerberichtigung, die im richtigen Jahr vorzunehmen ist.
Im Jahresabschluss sind zweifelhafte Forderungen abzuwerten.

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